Réserver, remettre et reprendre un article

Une réservation bloque un article pour un client entre deux horaires. Kluvan refuse une réservation qui en chevauche une autre, même lorsque deux personnes réservent au même instant.

Avant de commencer

• Ajoutez d'abord l'article : voir Ajouter des articles de location. Le client doit figurer dans votre liste de clients.
• Réserver nécessite Gérer Locations. La remise, le retour, les paiements, les avoirs et les remboursements nécessitent Facturer et enregistrer les paiements pour Locations.

Étapes : réserver

1. Ouvrez Locations sur l'onglet Réservations.
2. Choisissez l'Article de location et le Client.
3. Renseignez le Début et la Fin.
4. Sélectionnez Créer un enregistrement. La réservation est Réservé ; le prix correspond au tarif journalier multiplié par le nombre de jours.

Étapes : remettre l'article

1. Lorsque le client vient chercher l'article, ouvrez la réservation et ouvrez Enregistrer la remise du matériel.
2. Décrivez l'état à la remise dans Détails et choisissez le Mode de paiement de la caution.
3. Sélectionnez Enregistrer la remise du matériel. La caution est enregistrée comme reçue et l'article est En location.

Étapes : reprendre l'article

1. Ouvrez la réservation et ouvrez Enregistrer le retour.
2. Décrivez l'état dans Détails, saisissez d'éventuels Frais de dommages et choisissez le Mode pour la part de caution que vous rendez.
3. Sélectionnez Enregistrer le retour. Kluvan ajoute les jours de retard au tarif journalier, émet la facture, y impute la caution et enregistre la part de caution que vous rendez.
4. Si le client doit encore de l'argent, ouvrez Enregistrer un paiement lorsqu'il paie.

Bon à savoir

• Une réservation peut durer jusqu'à 365 jours, et un article peut avoir jusqu'à 200 réservations.
• La remise ne peut être enregistrée qu'entre le début et la fin de la réservation, et pas pendant que l'article est en maintenance.
• Un article rendu avec des frais de dommages passe en maintenance.
• Émettre un avoir total crédite une facture de retour ; Enregistrer un remboursement enregistre ensuite l'argent que vous avez rendu.
• Annuler libère une réservation avant la remise.
• Les paiements et remboursements enregistrent de l'argent déjà reçu ou rendu ; rien n'est débité ni envoyé.
• Avec Comptabilité activé, la caution, la facture, l'avoir et le remboursement sont comptabilisés en écritures équilibrées, chacun une seule fois, même si vous relancez l'action. Si une action affiche En attente, sélectionnez Réessayer.