Prendre et expédier une commande de gros

Une commande Commerce passe de brouillon à soumise, approuvée, expédiée et payée. Chaque expédition facture ce qu'elle envoie et retire les marchandises du stock dans la même opération : le solde client et le stock restent cohérents.

Avant de commencer

• Configurez l'accord du client et vos offres : voir configurer les accords et les offres commerciales.
• Créer et soumettre des commandes nécessite Gérer Commerce de gros ; les approuver nécessite Approuver les commandes Commerce de gros ; expéditions, paiements et remboursements nécessitent Comptabiliser les factures et remboursements Commerce de gros.

Étapes : créer et soumettre la commande

1. Ouvrez Commerce de gros, onglet des commandes.
2. Saisissez un Titre, choisissez l'Accord commercial, puis ajoutez la Référence de l'acheteur et la date Prévu si vous les connaissez. Sélectionnez Créer un enregistrement.
3. Ouvrez la commande, puis Ligne. Choisissez l'Offre de gros, saisissez la Quantité et sélectionnez Ligne. Répétez pour chaque produit.
4. Utilisez Retirer la ligne pour retirer une ligne tant que la commande est en brouillon.
5. Ouvrez Envoyer la demande et confirmez. Les prix et les conditions sont désormais figés.

Étapes : approuver

1. L'approbateur ouvre la commande soumise, puis Approuver.
2. Ajoutez une note si nécessaire et sélectionnez Approuver. Kluvan vérifie le plafond de crédit du client.
3. Pour modifier la commande, sélectionnez plutôt Réviser le brouillon : elle revient à l'état brouillon.

Étapes : expédier et recevoir le paiement

1. Ouvrez Expédier et facturer. Choisissez la Ligne, saisissez la Quantité, ajoutez le Suivi ou référence de livraison et choisissez l'Emplacement de départ.
2. Sélectionnez Expédier et facturer. Les marchandises quittent le stock et le client est facturé pour la quantité expédiée. La commande affiche Partiellement exécuté tant que toutes les lignes ne sont pas expédiées.
3. Lorsque le client paie, ouvrez Enregistrer un paiement, saisissez le Montant, choisissez le Mode et sélectionnez Enregistrer un paiement.

À savoir

• Une commande accepte jusqu'à 30 lignes, une par produit. Les expéditions doivent contenir des colis entiers.
• L'approbation et chaque expédition vérifient le plafond de crédit du client ; une expédition qui le dépasserait est refusée. Deux personnes expédiant au même moment ne peuvent ni dépasser ce plafond ni utiliser deux fois le même stock.
• Une expédition peut prélever dans 20 lots au maximum ; fractionnez les expéditions plus grandes.
• Avec Comptabilité activée, expéditions, paiements, retours et remboursements donnent des écritures équilibrées, chacune comptabilisée une seule fois même si vous réessayez.
• L'échéance de la commande est la date d'expédition augmentée du délai de paiement de l'accord.
• Chaque commande affiche la commission du commercial sur les sommes réellement encaissées, après taxes, retours et remboursements. Ce chiffre sert à votre suivi ; il ne déclenche aucun versement.
• « Enregistrer un paiement » consigne de l'argent déjà reçu. Cette action ne débite ni carte ni compte bancaire.
• Si une action affiche En attente, elle a commencé sans se terminer. Sélectionnez Réessayer pour la terminer sans répéter les mouvements de stock ni les écritures.