Traiter les retours et remboursements de gros

Lorsqu'un client professionnel retourne des marchandises, enregistrez sa demande sur la commande, puis acceptez-la avec un avoir ou refusez-la. Les marchandises acceptées peuvent revenir dans leur lot d'origine.

Avant de commencer

• La commande doit avoir été au moins partiellement expédiée : voir prendre et expédier une commande de gros.
• Enregistrer une demande nécessite Gérer Commerce de gros. Accepter les retours, créditer et rembourser nécessite Comptabiliser les factures et remboursements Commerce de gros.

Étapes : enregistrer la demande

1. Ouvrez la commande dans l'onglet des commandes de Commerce de gros.
2. Ouvrez Demander un retour. Choisissez la Ligne, saisissez la Quantité et expliquez le motif dans Détails.
3. Sélectionnez Demander un retour. La demande apparaît sur la commande à l'état Demandé.

Étapes : accepter ou refuser

1. Sur la commande, ouvrez Enregistrer le retour et choisissez la demande.
2. Cochez Remettre les marchandises en stock disponible si elles peuvent être revendues, puis choisissez leur Emplacement de retour.
3. Sélectionnez Enregistrer le retour. Kluvan crédite le client pour la quantité retournée au prix et au taux de taxe facturés.
4. Pour refuser, ouvrez plutôt Rejeter la demande de retour, choisissez la demande, saisissez le motif et confirmez.

Étapes : créditer les frais de livraison ou rembourser

1. Pour créditer des frais de livraison facturés, ouvrez Créditer les frais de livraison, saisissez le motif et confirmez.
2. Si le client a payé plus que son nouveau solde dû, ouvrez Enregistrer un remboursement, saisissez le Montant, choisissez le Mode et sélectionnez Enregistrer un remboursement.

À savoir

• La quantité retournée ne peut pas dépasser la quantité expédiée qui n'a pas déjà été retournée.
• Les marchandises remises en stock retournent dans leurs lots d'origine, ce qui conserve les dates d'expiration et la traçabilité.
• Un remboursement ne peut jamais dépasser le trop-perçu du client.
• « Enregistrer un remboursement » consigne de l'argent déjà rendu ; cette action n'envoie pas d'argent.
• Avec Comptabilité activée, chaque retour, avoir et remboursement est comptabilisé une seule fois, avec une écriture équilibrée, même si vous réessayez.
• L'onglet Demandes de retour conserve chaque retour accepté, sa quantité, son montant et l'indication de remise en stock.