आपका डेटा: कॉपी, गोपनीयता और मिटाना

संस्था के रिकॉर्ड आपके हैं। Kluvan उन्हें दूसरी संस्थाओं से अलग रखता है, निजी फ़ाइलें एन्क्रिप्ट करता है, जब चाहें कॉपी डाउनलोड करने देता है और छोड़ने पर सब मिटाता है।

रिकॉर्ड कैसे रखे जाते हैं

• अलग। हर रिकॉर्ड एक संस्था का है; हर अनुरोध को भेजने वाले व्यक्ति की संस्था से मिलाकर जाँचा जाता है।
• निजी फ़ाइलें एन्क्रिप्ट हैं। Books के रिकॉर्ड में लगी फ़ाइलें और HR के स्कैन संस्था की अपनी कुंजी से एन्क्रिप्ट होते हैं, सार्वजनिक पते पर कभी नहीं रखे जाते और हर बार खोलने का लॉग बनता है।

डेटा कहाँ रखा जाता है

संस्था का डेटा आपके अपने देश के बाहर के सर्वरों पर रखा और प्रोसेस किया जाता है। आज यह यूरोपीय संघ में, मिलान (इटली) में Amazon Web Services (AWS) है। हर दिन बैकअप बनता है और हर बैकअप 35 दिन रखा जाता है।

ये सेवाएँ Kluvan के लिए डेटा संभालती हैं (उप-प्रोसेसर):

• AWS: होस्टिंग, डेटाबेस, फ़ाइल स्टोरेज और बैकअप।
• Amazon SES: ई-मेल पहुँचाना।
• Stripe और Paymob: भुगतान।
• AI मॉडल प्रदाता: Anthropic, या OpenAI जहाँ संस्था उसे चुने या वॉइस ट्रांसक्रिप्शन के लिए। केवल AI सुविधाओं के लिए, जैसे Ask AI, इनवॉइस रीडर और फ़्रंट डेस्क, और केवल तब जब मालिक ने AI चालू किया हो।
• वे सेवाएँ जिन्हें संस्था खुद जोड़ती है, जैसे WhatsApp (Meta) या Google।

सेवा की शर्तें स्वीकार करके संस्था इस तरह डेटा रखने और उसे अपने देश के बाहर भेजने के लिए सहमत होती है।

कॉपी डाउनलोड करें

केवल मालिक कर सकता है।

1. सेटिंग → डेटा खोलें।
2. तारीख़ वाले रिकॉर्ड की अवधि चुनकर कॉपी डाउनलोड करें चुनें।
3. Kluvan फ़ाइल बनाता है जिसमें सेटिंग (पासवर्ड और कुंजियाँ छिपी हुई), तस्वीरों वाले प्रोडक्ट, ग्राहक, सप्लायर, यूज़र, ग्राहक खातों के लेजर, सप्लायर का बकाया, मिली डिलीवरी, ख़र्च और स्टॉक की आवाजाही हैं। हाल के एक्सपोर्ट में बनी कॉपियाँ दिखती हैं।

हर ऐप अपने रिकॉर्ड भी एक्सपोर्ट कर सकता है: Excel या CSV में Books रिपोर्ट, CRM समूह, HR से कर्मचारी का निजी डेटा और अन्य। Books, HR, Projects और दूसरे ऐप की विस्तृत जानकारी के लिए ये एक्सपोर्ट इस्तेमाल करें।

अकाउंट मिटाएँ

केवल मालिक सेटिंग → डेटा पर कर सकता है, ब्राउज़र में या Kluvan ऐप में।

1. पहले कॉपी डाउनलोड करें।
2. अकाउंट मिटाएँ में मैं समझता हूँ कि अकाउंट मिट जाएगा पर निशान लगाकर पुष्टि करें।
3. 7 दिन बाद मिटाया जाता है। तब तक इसी पेज पर रद्द कर सकते हैं।

उसके बाद सभी ऐप में संस्था का हर रिकॉर्ड मिट जाता है।

• क्या रखा जाता है: Kluvan ने आपकी संस्था को जो इनवॉइस जारी किए और उनके भुगतान रिकॉर्ड, अकाउंटिंग कानून के अनुसार पाँच साल तक, और मिटाए जाने का एक छोटा रिकॉर्ड। बैकअप 35 दिन के अंदर खत्म हो जाते हैं।
• आपने अपने ग्राहकों को जो इनवॉइस जारी किए, वे भी मिट जाते हैं। अगर आपके देश का कानून उन्हें रखना ज़रूरी बनाता है, तो पहले उन्हें डाउनलोड कर लें।
• टीम का सदस्य अपना यूज़र खुद नहीं मिटा सकता: मालिक या कोई मैनेजर उसे टीम → यूज़र में बंद करता है। अपना नाम और ई-मेल पता भी हटवाने के लिए, या अगर आप साइन इन नहीं कर पा रहे हैं, तो अपने अकाउंट के ई-मेल पते से hello@kluvan.com पर लिखें।
• जिनके पास ऐप नहीं है, उनके लिए पूरी जानकारी: kluvan.com/delete-account।

जानने योग्य बातें

• जा चुके कर्मचारियों का निजी डेटा HR में कानूनी अवधि के बाद हटता है: जा चुके कर्मचारी का निजी डेटा एक्सपोर्ट करें या हटाएँ देखें।
• ग्राहक अपना डेटा मिटाने को कह सकता है; ग्राहक रिकॉर्ड रखने वाले ऐप, जैसे फ़्रंट डेस्क, अनुरोध पर डेटा मिटाते हैं। ग्राहक की गोपनीयता का अनुरोध संभालें देखें।