Data Anda: salinan, privasi, dan penghapusan

Catatan organisasi adalah milik Anda. Kluvan memisahkannya dari organisasi lain, mengenkripsi file pribadi, memungkinkan Anda mengunduh salinan kapan saja, dan menghapus semuanya jika Anda berhenti.

Cara catatan disimpan

• Terpisah. Setiap catatan milik satu organisasi, dan setiap permintaan diperiksa terhadap organisasi orang yang mengajukannya.
• File pribadi dienkripsi. File lampiran catatan Pembukuan dan hasil pindai SDM dienkripsi dengan kunci milik organisasi Anda, tidak pernah ditempatkan di alamat publik, dan setiap pembukaan dicatat.

Tempat data Anda disimpan

Data organisasi Anda disimpan dan diproses di server di luar negara Anda sendiri. Saat ini lokasinya adalah Amazon Web Services (AWS) di Uni Eropa, di Milan (Italia). Cadangan dibuat setiap hari dan setiap cadangan disimpan selama 35 hari.

Layanan berikut menangani data untuk Kluvan (subpemroses):

• AWS: hosting, basis data, penyimpanan file, dan cadangan.
• Amazon SES: pengiriman email.
• Stripe dan Paymob: pembayaran.
• Penyedia model AI: Anthropic, atau OpenAI jika organisasi Anda memilihnya atau untuk transkripsi suara. Hanya untuk fitur AI seperti Tanya AI, pembaca faktur, dan Resepsionis, dan hanya setelah pemilik menyalakan AI.
• Layanan yang dihubungkan sendiri oleh organisasi Anda, misalnya WhatsApp (Meta) atau Google.

Dengan menerima Ketentuan Layanan, organisasi Anda menyetujui penyimpanan ini dan pemindahan datanya ke luar negaranya.

Unduh salinan

Hanya pemilik yang dapat melakukannya.

1. Buka Pengaturan → Data.
2. Pilih rentang tanggal untuk catatan bertanggal, lalu pilih Unduh salinan.
3. Kluvan menyiapkan file berisi pengaturan (kata sandi dan kunci disamarkan), produk beserta gambar, pelanggan, pemasok, pengguna, buku besar akun pelanggan, utang kepada pemasok, kiriman diterima, pengeluaran, dan pergerakan stok. Ekspor terakhir menampilkan salinan yang dibuat.

Setiap aplikasi juga dapat mengekspor catatannya sendiri: laporan Pembukuan ke Excel atau CSV, segmen CRM, data pribadi karyawan dari SDM, dan lainnya. Gunakan ekspor tersebut untuk detail Pembukuan, SDM, Proyek, serta aplikasi lainnya.

Hapus akun

Hanya pemilik yang dapat melakukannya, melalui Pengaturan → Data, di browser atau di aplikasi Kluvan.

1. Unduh salinan terlebih dahulu.
2. Di Hapus akun, centang Saya memahami bahwa akun akan dihapus dan konfirmasikan.
3. Penghapusan dilakukan setelah 7 hari. Sampai saat itu, Anda dapat membatalkannya pada halaman yang sama.

Setelah periode tersebut, setiap catatan organisasi di semua aplikasi dihapus.

• Yang disimpan: faktur yang diterbitkan Kluvan kepada organisasi Anda beserta catatan pembayarannya, selama lima tahun sesuai kewajiban hukum akuntansi, serta catatan singkat bahwa penghapusan telah dilakukan. Cadangan berakhir dalam 35 hari.
• Faktur yang Anda terbitkan kepada pelanggan Anda sendiri juga dihapus. Unduh terlebih dahulu jika hukum di negara Anda mewajibkan Anda menyimpannya.
• Anggota tim tidak dapat menghapus penggunanya sendiri: pemilik atau seorang manajer menonaktifkannya di Tim → Pengguna. Agar nama dan alamat email Anda juga dihapus, atau jika Anda tidak bisa masuk, kirim email ke hello@kluvan.com dari alamat email akun Anda.
• Semua detail, bagi siapa pun yang tidak memakai aplikasinya: kluvan.com/delete-account.

Perlu diketahui

• Data pribadi orang yang keluar dihapus setelah masa penyimpanan wajib dalam SDM: lihat Ekspor atau hapus data pribadi mantan karyawan.
• Pelanggan dapat meminta penghapusan data; aplikasi yang menyimpan catatan pelanggan, seperti Resepsionis, menghapus data pelanggan atas permintaan. Lihat Tangani permintaan privasi pelanggan.