Seus dados: cópias, privacidade e exclusão

Os registros da organização são seus. O Kluvan os mantém separados dos de outras organizações, criptografa arquivos privados, permite baixar uma cópia quando quiser e exclui tudo se você sair.

Como seus registros são guardados

• Separados. Cada registro pertence a uma organização, e toda solicitação é verificada em relação à organização da pessoa que a faz.
• Arquivos privados criptografados. Anexos de registros da Contabilidade e documentos digitalizados do RH são criptografados com uma chave própria da organização, nunca ficam em um endereço público e cada abertura é registrada.

Onde seus dados ficam armazenados

Os dados da organização são armazenados e processados em servidores fora do seu próprio país. Hoje, isso é a Amazon Web Services (AWS) na União Europeia, em Milão (Itália). Um backup é feito todos os dias e cada backup é mantido por 35 dias.

Estes serviços tratam dados para o Kluvan (suboperadores):

• AWS: hospedagem, banco de dados, armazenamento de arquivos e backups.
• Amazon SES: entrega de e-mails.
• Stripe e Paymob: pagamentos.
• O provedor do modelo de IA: Anthropic, ou OpenAI quando a organização o escolhe ou para a transcrição de voz. Somente para recursos de IA, como Perguntar à IA, o leitor de faturas e a Recepção, e somente depois que o proprietário ativar a IA.
• Os serviços que a própria organização conecta, por exemplo WhatsApp (Meta) ou Google.

Ao aceitar os Termos de Serviço, a organização concorda com esse armazenamento e com essa transferência dos seus dados para fora do seu país.

Baixe uma cópia

Somente o proprietário pode fazer isso.

1. Abra Configurações → Dados.
2. Escolha o intervalo de datas para os registros datados e selecione Baixar uma cópia.
3. O Kluvan prepara um arquivo com configurações (senhas e chaves ocultas), produtos com imagens, clientes, fornecedores, usuários, razões de contas de clientes, valores devidos a fornecedores, entregas recebidas, despesas e movimentos de estoque. Últimas exportações lista as cópias feitas.

Cada aplicativo também pode exportar seus próprios registros: relatórios da Contabilidade para Excel ou CSV, segmentos do CRM, dados pessoais de um funcionário do RH e outros. Use essas exportações para detalhes da Contabilidade, RH, Projetos e demais aplicativos.

Exclua a conta

Somente o proprietário pode fazer isso, em Configurações → Dados, em um navegador ou no aplicativo Kluvan.

1. Baixe uma cópia primeiro.
2. Em Excluir a conta, marque Entendo que a conta será excluída e confirme.
3. A exclusão ocorre após 7 dias. Até lá, você pode cancelar na mesma página.

Depois desses dias, todos os registros da organização são apagados, em todos os aplicativos.

• O que é mantido: as faturas que o Kluvan emitiu para sua organização e os registros de pagamento delas, por cinco anos, como exige a legislação contábil, e um breve registro de que a exclusão aconteceu. Os backups expiram em até 35 dias.
• As faturas que você emitiu para seus próprios clientes também são excluídas. Baixe-as antes se a lei do seu país exigir que você as guarde.
• Um membro da equipe não pode excluir o próprio usuário: o proprietário ou um gerente o desativa em Equipe → Usuários. Para que seu nome e endereço de e-mail também sejam removidos, ou se você não consegue entrar, escreva para hello@kluvan.com a partir do e-mail da sua conta.
• Todos os detalhes, para quem não usa o aplicativo: kluvan.com/delete-account.

Bom saber

• Dados pessoais de quem saiu são removidos após o período legal de retenção no RH: veja Exporte ou remova dados pessoais de um ex-funcionário.
• Um cliente pode pedir a exclusão dos dados; aplicativos que mantêm registros de clientes, como a Recepção, fazem a exclusão mediante solicitação. Veja Atenda a um pedido de privacidade do cliente.