Vos données : copies, confidentialité et suppression

Les enregistrements de votre organisation vous appartiennent. Kluvan les sépare de ceux de toutes les autres organisations, chiffre les fichiers privés, vous permet d'en télécharger une copie quand vous le souhaitez, et supprime tout si vous partez.

Comment vos enregistrements sont conservés

• Séparés. Chaque enregistrement appartient à une seule organisation, et chaque requête est vérifiée par rapport à l'organisation de la personne qui la fait.
• Fichiers privés chiffrés. Les fichiers joints aux enregistrements de Comptabilité et les documents numérisés dans RH sont chiffrés avec une clé propre à votre organisation, jamais placés à une adresse publique, et chaque ouverture est journalisée.

Où vos données sont stockées

Les données de votre organisation sont stockées et traitées sur des serveurs situés hors de votre propre pays. Aujourd'hui, il s'agit d'Amazon Web Services (AWS) dans l'Union européenne, à Milan (Italie). Une sauvegarde est faite chaque jour et chaque sauvegarde est conservée 35 jours.

Ces services traitent des données pour le compte de Kluvan (sous-traitants) :

• AWS : hébergement, base de données, stockage des fichiers et sauvegardes.
• Amazon SES : envoi des e-mails.
• Stripe et Paymob : paiements.
• Le fournisseur du modèle d'IA : Anthropic, ou OpenAI lorsque votre organisation le choisit ou pour la transcription vocale. Uniquement pour les fonctionnalités d'IA comme Demander à l'IA, le lecteur de factures et la Réception, et seulement une fois que le propriétaire a activé l'IA.
• Les services que votre organisation connecte elle-même, par exemple WhatsApp (Meta) ou Google.

En acceptant les Conditions d'utilisation, votre organisation accepte ce stockage et ce transfert de ses données hors de son pays.

Télécharger une copie

Seul le propriétaire le peut.

1. Ouvrez Paramètres → Données.
2. Choisissez la plage de dates pour les enregistrements datés, puis choisissez Télécharger une copie.
3. Kluvan prépare un fichier avec vos paramètres (mots de passe et clés masqués), les produits avec leurs images, les clients, les fournisseurs, les utilisateurs, les comptes clients, ce que vous devez aux fournisseurs, les livraisons reçues, les dépenses et les mouvements de stock. Dernières exportations liste les copies réalisées.

Chaque application peut aussi exporter ses propres enregistrements : les rapports de Comptabilité vers Excel ou CSV, les segments CRM, les données personnelles d'un employé depuis RH, et plus encore. Utilisez-les pour le détail de Comptabilité, RH, Projets et des autres applications.

Supprimer le compte

Seul le propriétaire le peut, dans Paramètres → Données, depuis un navigateur ou depuis l'application Kluvan.

1. Téléchargez d'abord une copie.
2. Sous Supprimer le compte, cochez Je comprends que le compte sera supprimé et confirmez.
3. La suppression a lieu après 7 jours. D'ici là, vous pouvez choisir de l'annuler sur la même page.

Après ces jours, tous les enregistrements de l'organisation sont effacés, dans toutes les applications.

• Ce qui est conservé : les factures que Kluvan a émises à votre organisation et leurs enregistrements de paiement, pendant cinq ans comme l'exige le droit comptable, ainsi qu'une brève trace de la suppression. Les sauvegardes expirent en 35 jours.
• Les factures que vous avez émises à vos propres clients sont aussi supprimées. Téléchargez-les d'abord si la loi de votre pays vous oblige à les conserver.
• Un membre de l'équipe ne peut pas supprimer son propre utilisateur : le propriétaire ou un responsable le désactive dans Équipe → Utilisateurs. Pour faire aussi supprimer votre nom et votre adresse e-mail, ou si vous ne pouvez pas vous connecter, écrivez à hello@kluvan.com depuis l'adresse e-mail de votre compte.
• Tous les détails, pour qui n'a pas l'application : kluvan.com/delete-account.

Bon à savoir

• Les données personnelles des personnes parties sont supprimées après la durée légale de conservation dans RH : voir Exporter ou supprimer les données personnelles d'un salarié parti.
• Un client peut vous demander d'effacer ses données ; les applications qui détiennent des fiches clients, comme la Réception, effacent un client sur demande. Voir traiter la demande de confidentialité d'un client.