আপনার ডেটা: কপি, গোপনীয়তা ও মুছে ফেলা

প্রতিষ্ঠানের রেকর্ড আপনার। Kluvan অন্য প্রতিষ্ঠান থেকে আলাদা রাখে, ব্যক্তিগত ফাইল এনক্রিপ্ট করে, যেকোনো সময় কপি ডাউনলোড করতে দেয় এবং ছেড়ে গেলে সব মুছে দেয়।

রেকর্ড কীভাবে রাখা হয়

• আলাদা। প্রতিটি রেকর্ড একটি প্রতিষ্ঠানের এবং প্রতিটি অনুরোধ পাঠানো ব্যক্তির প্রতিষ্ঠানের সঙ্গে যাচাই হয়।
• ব্যক্তিগত ফাইল এনক্রিপ্ট করা। Books-এর সংযুক্ত ফাইল ও HR-এর স্ক্যান প্রতিষ্ঠানের নিজস্ব কী দিয়ে এনক্রিপ্ট করা, প্রকাশ্য ঠিকানায় থাকে না এবং প্রতিবার খোলার লগ হয়।

ডেটা কোথায় রাখা হয়

প্রতিষ্ঠানের ডেটা আপনার নিজের দেশের বাইরের সার্ভারে রাখা ও প্রক্রিয়া করা হয়। আজ তা হলো ইউরোপীয় ইউনিয়নে, মিলান (ইতালি)-এ Amazon Web Services (AWS)। প্রতিদিন একটি ব্যাকআপ হয় এবং প্রতিটি ব্যাকআপ 35 দিন রাখা হয়।

এই পরিষেবাগুলো Kluvan-এর হয়ে ডেটা সামলায় (উপ-প্রক্রিয়াকারী):

• AWS: হোস্টিং, ডেটাবেস, ফাইল স্টোরেজ ও ব্যাকআপ।
• Amazon SES: ই-মেইল পৌঁছানো।
• Stripe ও Paymob: পেমেন্ট।
• AI মডেল প্রদানকারী: Anthropic, অথবা OpenAI যেখানে প্রতিষ্ঠান তা বাছে বা ভয়েস ট্রান্সক্রিপশনের জন্য। কেবল AI সুবিধার জন্য, যেমন Ask AI, ইনভয়েস রিডার ও ফ্রন্ট ডেস্ক, এবং কেবল মালিক AI চালু করার পরে।
• যে পরিষেবাগুলো প্রতিষ্ঠান নিজে যুক্ত করে, যেমন WhatsApp (Meta) বা Google।

পরিষেবার শর্তাবলি গ্রহণ করে প্রতিষ্ঠান এভাবে ডেটা রাখা এবং তার দেশের বাইরে ডেটা পাঠানোয় সম্মত হয়।

কপি ডাউনলোড করুন

শুধু মালিক পারেন।

1. সেটিংস → ডেটা খুলুন।
2. তারিখযুক্ত রেকর্ডের তারিখসীমা বেছে কপি ডাউনলোড করুন বাছুন।
3. Kluvan ফাইলে সেটিংস (পাসওয়ার্ড ও কী লুকানো), ছবিসহ পণ্য, গ্রাহক, সরবরাহকারী, ব্যবহারকারী, গ্রাহকের হিসাবখাতা, সরবরাহকারীর বকেয়া, পাওয়া সরবরাহ, খরচ এবং স্টকের চলাচল দেয়। সাম্প্রতিক এক্সপোর্ট তৈরি কপিগুলো দেখায়।

প্রতিটি অ্যাপ নিজের রেকর্ডও এক্সপোর্ট করে: Excel বা CSV-তে Books রিপোর্ট, CRM সেগমেন্ট, HR থেকে কর্মীর ব্যক্তিগত ডেটা ইত্যাদি। Books, HR, Projects ও অন্য অ্যাপের বিস্তারিত তথ্যের জন্য সেগুলো ব্যবহার করুন।

অ্যাকাউন্ট মুছুন

শুধু মালিক সেটিংস → ডেটা-তে পারেন, ব্রাউজারে বা Kluvan অ্যাপে।

1. আগে কপি ডাউনলোড করুন।
2. অ্যাকাউন্ট মুছুন-এ অ্যাকাউন্ট মুছে যাবে বুঝতে পেরেছি-তে টিক দিয়ে নিশ্চিত করুন।
3. 7 দিন পরে মুছে যায়। ততক্ষণ একই পাতায় বাতিল করতে পারেন।

এরপর সব অ্যাপে প্রতিষ্ঠানের প্রতিটি রেকর্ড মুছে যায়।

• যা রাখা হয়: Kluvan আপনার প্রতিষ্ঠানকে যে ইনভয়েস দিয়েছে ও সেগুলোর পেমেন্ট রেকর্ড, হিসাব-সংক্রান্ত আইন অনুযায়ী পাঁচ বছর, এবং মুছে ফেলার একটি সংক্ষিপ্ত রেকর্ড। ব্যাকআপের মেয়াদ 35 দিনের মধ্যে শেষ হয়।
• আপনি নিজের গ্রাহকদের যে ইনভয়েস দিয়েছেন, সেগুলোও মুছে যায়। আপনার দেশের আইনে সেগুলো রাখা বাধ্যতামূলক হলে আগে ডাউনলোড করে নিন।
• টিমের সদস্য নিজের ইউজার নিজে মুছতে পারেন না: মালিক বা কোনো ম্যানেজার টিম → ইউজার-এ সেটি নিষ্ক্রিয় করেন। আপনার নাম ও ই-মেইল ঠিকানাও সরাতে চাইলে, বা সাইন ইন করতে না পারলে, আপনার অ্যাকাউন্টের ই-মেইল ঠিকানা থেকে hello@kluvan.com-এ লিখুন।
• অ্যাপ নেই এমন যে কারও জন্য সব বিস্তারিত: kluvan.com/delete-account।

জেনে রাখুন

• চলে যাওয়া কর্মীর ব্যক্তিগত ডেটা HR-এর আইনি সংরক্ষণ মেয়াদের পরে সরানো হয়: বিদায়ী কর্মীর ডেটা এক্সপোর্ট বা সরান দেখুন।
• গ্রাহক তাঁর ডেটা মুছতে বলতে পারেন; ফ্রন্ট ডেস্কের মতো গ্রাহক রেকর্ড রাখা অ্যাপ অনুরোধে মুছে দেয়। গ্রাহকের গোপনীয়তার অনুরোধ সামলান দেখুন।