您的数据：副本、隐私与删除

组织的记录属于您。Kluvan 将其与其他组织隔离，对私密文件加密，允许您随时下载副本，并在您离开时删除全部内容。

如何保存记录

• 隔离。 每条记录属于一个组织，每次请求都核对请求人员所属的组织。
• 私密文件加密。 账务记录的附件和人事扫描件使用组织专属密钥加密，不会放在公共地址，每次打开均有记录。

数据存储在哪里

组织的数据存储在您所在国家以外的服务器上并在那里处理。目前为位于欧盟意大利米兰的 Amazon Web Services（AWS）。每天进行一次备份，每份备份保留 35 天。

以下服务代表 Kluvan 处理数据（子处理方）：

• AWS：托管、数据库、文件存储和备份。
• Amazon SES：发送电子邮件。
• Stripe 和 Paymob：付款。
• AI 模型提供商：Anthropic；在组织选择时或用于语音转写时为 OpenAI。仅用于 Ask AI、发票读取器和前台等 AI 功能，且仅在所有者开启 AI 之后。
• 组织自行连接的服务，例如 WhatsApp（Meta）或 Google。

接受服务条款即表示组织同意上述存储方式，并同意将其数据传输到本国以外。

下载副本

只有所有者可以操作。

1. 打开 Settings → Data（设置 → 数据）。
2. 为带日期的记录选择日期范围，再选择 Download a copy（下载副本）。
3. Kluvan 准备一个文件，包含设置（密码和密钥已遮盖）、带图片的产品、客户、供应商、用户、客户账户明细账、供应商应付款、收货记录、费用和库存变动。Last exports（最近导出）列出已生成的副本。

各应用也可导出自己的记录，例如账务报表导出为 Excel 或 CSV、CRM 客户分群、人事中的员工个人数据等。需要账务、人事、项目及其他应用的详细记录时，请使用相应应用的导出。

删除账户

只有所有者可在浏览器或 Kluvan 应用中的 Settings → Data（设置 → 数据）操作。

1. 先下载副本。
2. 在 Delete the account（删除账户）下，勾选 I understand the account will be deleted（我了解账户将被删除），并确认。
3. 7 天后执行删除。在此之前可在同一页面取消。

届时，组织在所有应用中的全部记录都会被清除。

• 保留的内容： Kluvan 向组织开具的发票及其付款记录，按会计法规要求保留五年；另保留一条删除已执行的简短记录。备份在 35 天内过期。
• 您向自己的客户开具的发票也会删除。 如所在国家的法律要求保留，请先下载。
• 团队成员不能删除自己的用户：由所有者或经理在 Team → Users（团队 → 用户）中停用。如需同时移除您的姓名和邮箱地址，或无法登录，请用账户邮箱发信至 hello@kluvan.com。
• 没有应用也可查看全部详情：kluvan.com/delete-account。

注意事项

• 离职人员的个人数据会在人事规定的法定保留期后移除，参见导出或移除离职人员个人数据。
• 客户可以要求您删除其数据；前台等保存客户记录的应用可按请求删除客户。参见处理客户隐私请求。