Sus datos: copias, privacidad y eliminación

Los registros de su organización son suyos. Kluvan los mantiene separados de los de todas las demás organizaciones, cifra los archivos privados, le permite descargar una copia cuando quiera y elimina todo si se va.

Cómo se guardan sus registros

• Separados. Cada registro pertenece a una sola organización, y cada solicitud se comprueba con la organización de la persona que la hace.
• Archivos privados cifrados. Los archivos adjuntos a registros de Contabilidad y los escaneos de RR. HH. se cifran con una clave propia de su organización, nunca se publican en una dirección pública, y cada apertura queda registrada.

Dónde se almacenan sus datos

Los datos de su organización se almacenan y procesan en servidores situados fuera de su propio país. Hoy se trata de Amazon Web Services (AWS) en la Unión Europea, en Milán (Italia). Cada día se hace una copia de seguridad y cada copia se conserva 35 días.

Estos servicios tratan datos por cuenta de Kluvan (subencargados del tratamiento):

• AWS: alojamiento, base de datos, almacenamiento de archivos y copias de seguridad.
• Amazon SES: entrega del correo electrónico.
• Stripe y Paymob: pagos.
• El proveedor del modelo de IA: Anthropic, u OpenAI cuando su organización lo elige o para la transcripción de voz. Solo para las funciones de IA, como Preguntar a la IA, el lector de facturas y Recepción, y solo después de que el propietario active la IA.
• Los servicios que su propia organización conecta, por ejemplo WhatsApp (Meta) o Google.

Al aceptar los Términos del servicio, su organización acepta este almacenamiento y esta transferencia de sus datos fuera de su país.

Descargar una copia

Solo el propietario puede hacerlo.

1. Abra Configuración → Datos.
2. Elija el rango de fechas para los registros con fecha, y luego elija Descargar una copia.
3. Kluvan prepara un archivo con su configuración (contraseñas y claves ocultas), los productos con sus imágenes, los clientes, los proveedores, los usuarios, los libros de cuentas de los clientes, lo que debe a los proveedores, las entregas recibidas, los gastos y los movimientos de existencias. Últimas exportaciones muestra las copias realizadas.

Cada aplicación también puede exportar sus propios registros: los informes de Contabilidad a Excel o CSV, los segmentos de CRM, los datos personales de un empleado desde RR. HH., y más. Úselos para los detalles de Contabilidad, RR. HH., Proyectos y las demás aplicaciones.

Eliminar la cuenta

Solo el propietario puede hacerlo, en Configuración → Datos, desde un navegador o desde la aplicación Kluvan.

1. Descargue primero una copia.
2. En Eliminar la cuenta, marque Entiendo que la cuenta se eliminará y confirme.
3. La eliminación se hace después de 7 días. Hasta entonces puede cancelarla en la misma página.

Pasados esos días, todos los registros de la organización se borran, en todas las aplicaciones.

• Lo que se conserva: las facturas que Kluvan emitió a su organización y sus registros de pago, durante cinco años como exige la normativa contable, y un breve registro de que la eliminación se realizó. Las copias de seguridad caducan en un plazo de 35 días.
• Las facturas que usted emitió a sus propios clientes también se eliminan. Descárguelas primero si la ley de su país le obliga a conservarlas.
• Un miembro del equipo no puede eliminar su propio usuario: el propietario o un responsable lo desactiva en Equipo → Usuarios. Para que también se eliminen su nombre y su dirección de correo electrónico, o si no puede iniciar sesión, escriba a hello@kluvan.com desde la dirección de correo de su cuenta.
• Todos los detalles, para quien no tenga la aplicación: kluvan.com/delete-account.

Conviene saber

• Los datos personales de las personas que se fueron se eliminan tras el período legal de conservación en RR. HH.: consulte Exporte o elimine los datos personales de quien se va.
• Un cliente puede pedirle que borre sus datos; las aplicaciones que guardan registros de clientes, como la Recepción, borran a un cliente cuando lo pide. Consulte atienda la solicitud de privacidad de un cliente.