Exportar o eliminar los datos personales de una baja

La legislación laboral exige conservar la ficha del trabajador durante un tiempo después de su salida. Una vez transcurrido, el propietario puede eliminar sus datos personales mientras se mantienen las cifras de nómina y asistencia.

Antes de empezar

• Para exportar se requiere ser propietario o tener Gestionar RR. HH. (fichas, documentos, ausencias) y Salarios y nómina.
• Solo el propietario puede eliminar datos personales.
• La ficha debe indicar Estado: Baja y una Fecha de baja.

Exportar los datos de una persona

1. Abra su ficha desde RR. HH. → Personas.
2. Seleccione Exportar los datos de esta persona arriba.
3. Guarde el archivo. Contiene en un único JSON el perfil, la ficha con remuneración, datos de documentos, ausencias, líneas de nómina, libro de movimientos del personal y dos años de marcaciones.

Eliminar los datos personales de una baja

1. Abra la ficha y baje hasta Eliminar los datos personales de esta persona.
2. Si no ha terminado el plazo de conservación, la página indica desde qué día podrá hacerlo.
3. Escriba el nombre exactamente como aparece en Escriba el nombre (…) para confirmar.
4. Seleccione Eliminar datos personales y confirme.
5. Lea el informe: qué se borró, qué se conservó y por qué.

Conviene saber

• El plazo es de 5 años (1.826 días) desde el fin del empleo en Egipto y 2 años (731 días) en EAU, según la legislación laboral publicada de cada país. Para cambiarlo, abra RR. HH. → Configuración de RR. HH. → Privacidad y conservación e introduzca Días para conservar los datos personales de quien se va. Déjelo vacío para usar el valor del país.
• El propietario recibe un recordatorio una vez vencido el plazo de una baja.
• Tras eliminar, el nombre pasa a ser «Antiguo empleado 0042» (con el siguiente número). Se borran datos personales y bancarios, notas, documentos y copias, y fotos de asistencia.
• Bajo ese nombre se conservan puesto, departamento, sucursal, fechas de incorporación y baja, importes de nómina, días de ausencia y horas de asistencia. Siguen siendo necesarios para la contabilidad y la plantilla.
• No puede deshacerse.
• El dispositivo de asistencia aún conserva la huella o plantilla facial. Elimine al usuario en el propio dispositivo.
• También se eliminan las candidaturas de contratación que dieron lugar a esa persona.
• Tanto la exportación como la eliminación quedan en el historial de actividad.
• Eliminar la cuenta completa de la organización borra todos los registros y copias de RR. HH.
• Las normas de protección de datos varían por país. Consulte Egipto y EAU.