صدّر البيانات الشخصية لمن غادر أو احذفها

يُلزمك قانون العمل بالاحتفاظ بملف العامل مدةً بعد مغادرته. بعد انقضاء هذه المدة يستطيع المالك حذف البيانات الشخصية لمن غادر، مع بقاء أرقام الرواتب والحضور.

قبل أن تبدأ

• تصدير بيانات شخص يحتاج إلى المالك، أو إلى مستخدم يملك إدارة الموارد البشرية (الملفات والمستندات والإجازات) والرواتب ومسيرها.
• حذف البيانات الشخصية يتم من المالك فقط.
• يجب أن يعرض ملف الشخص الحالة: غادر مع تاريخ المغادرة.

صدّر بيانات شخص

1. افتح ملف الشخص من الموارد البشرية ← الموظفون.
2. اختر تصدير بيانات هذا الشخص في الأعلى.
3. احفظ الملف. يحوي الملف التعريفي، وملف الموظف مع بيانات الأجر، وتفاصيل المستندات، والإجازات، وسطور الرواتب، ودفتر حساب الموظف، وبصمات سنتين، في ملف JSON واحد.

احذف البيانات الشخصية لمن غادر

1. افتح ملف من غادر وانزل إلى حذف البيانات الشخصية لهذا الشخص في النهاية.
2. إذا لم تنقضِ مدة الاحتفاظ، تذكر الصفحة اليوم الذي يصبح فيه الحذف ممكنًا.
3. اكتب اسم الشخص تمامًا كما يظهر في اكتب الاسم (…) للتأكيد.
4. اختر احذف البيانات الشخصية وأكّد.
5. اقرأ التقرير: ما الذي مُحي، وما الذي أُبقي، ولماذا.

معلومات مفيدة

• مدة الاحتفاظ هي 5 سنوات (1,826 يومًا) بعد انتهاء الخدمة في مصر وسنتان (731 يومًا) في الإمارات، وفق قانون العمل المنشور في كل بلد. لتغييرها، افتح الموارد البشرية ← إعدادات الموارد البشرية ← الخصوصية والاحتفاظ بالبيانات واكتب أيام الاحتفاظ بالبيانات الشخصية لمن ترك العمل. اتركه فارغًا لاعتماد القيمة الافتراضية لبلدك.
• يُذكَّر المالك مرة واحدة عند انقضاء مدة الاحتفاظ الخاصة بمن غادر.
• بعد الحذف يصبح الاسم "موظف سابق 0042" (بالرقم التالي). وتُمحى البيانات الشخصية، والبيانات البنكية، والملاحظات، والمستندات وصورها، وصور الحضور.
• يُبقى تحت ذلك الاسم: المسمى الوظيفي، والقسم، والفرع، وتاريخا الالتحاق والمغادرة، ومبالغ الرواتب، وأيام الإجازات، وأوقات الحضور. فدفاترك وأعداد موظفيك ما زالت تحتاج إليها.
• هذا الإجراء لا يمكن التراجع عنه.
• ما زال جهاز الحضور يحتفظ ببصمة إصبع الشخص أو قالب وجهه. احذف المستخدم من الجهاز نفسه.
• تُحذف أيضًا طلبات التوظيف التي تحوّلت إلى هذا الشخص.
• التصدير والحذف كلاهما يُسجَّل في سجل النشاط.
• حذف حساب منشأتك بالكامل يحذف كل سجلات الموارد البشرية وصور المستندات.
• تختلف قواعد حماية البيانات من بلد لآخر. راجع مصر والإمارات.