Ekspor atau hapus data pribadi mantan karyawan

Hukum ketenagakerjaan mengharuskan berkas pekerja disimpan beberapa waktu setelah keluar. Setelah periode itu berlalu, pemilik dapat menghapus data pribadi mantan karyawan sambil mempertahankan angka penggajian dan kehadiran.

Sebelum memulai

• Ekspor data memerlukan pemilik, atau pengguna dengan Kelola HR (berkas, dokumen, cuti) dan Gaji dan penggajian.
• Penghapusan data pribadi hanya dapat dilakukan oleh pemilik.
• Berkas harus menunjukkan Status: Keluar dengan Tanggal keluar.

Ekspor data seseorang

1. Buka berkas dari HR → Orang.
2. Pilih Ekspor data orang ini di atas.
3. Simpan berkas. Isinya profil, berkas karyawan dengan data gaji, detail dokumen, cuti, baris penggajian, buku besar staf, dan dua tahun catatan waktu dalam satu JSON.

Hapus data pribadi mantan karyawan

1. Buka berkas dan gulir ke Hapus data pribadi orang ini di akhir.
2. Jika masa retensi belum berlalu, halaman menunjukkan tanggal tindakan mulai dapat dilakukan.
3. Ketik nama persis seperti ditampilkan dalam Ketik nama (…) untuk mengonfirmasi.
4. Pilih Hapus data pribadi dan konfirmasi.
5. Baca laporan: yang dihapus, yang disimpan, dan alasannya.

Perlu diketahui

• Masa retensi adalah 5 tahun (1.826 hari) setelah hubungan kerja berakhir di Mesir dan 2 tahun (731 hari) di UEA, mengikuti hukum ketenagakerjaan yang diterbitkan masing-masing negara. Untuk mengubahnya, buka HR → Pengaturan HR → Privasi dan retensi lalu ketik Hari penyimpanan data pribadi mantan karyawan. Biarkan kosong untuk bawaan negara.
• Pemilik diingatkan sekali saat masa retensi mantan karyawan berlalu.
• Setelah penghapusan, nama menjadi "Mantan karyawan 0042" (dengan nomor berikutnya). Detail pribadi, bank, catatan, dokumen dan hasil pindai, serta foto kehadiran dihapus.
• Yang disimpan dengan nama tersebut: jabatan, departemen, cabang, tanggal bergabung dan keluar, jumlah penggajian, hari cuti, dan waktu kehadiran. Pembukuan dan penghitungan karyawan masih memerlukannya.
• Ini tidak dapat diurungkan.
• Perangkat absensi masih menyimpan sidik jari atau templat wajah. Hapus pengguna pada perangkat itu sendiri.
• Lamaran yang menjadi orang tersebut juga dihapus.
• Ekspor dan penghapusan keduanya ditulis ke log aktivitas.
• Menghapus akun seluruh organisasi menghapus semua catatan HR dan hasil pindai.
• Aturan perlindungan data berbeda tiap negara. Lihat Mesir dan UEA.