Simpan dokumen dan pantau kedaluwarsa

HR menyimpan dokumen setiap orang dan izin organisasi sendiri, beserta nomor serta tanggalnya. Papan kedaluwarsa dan pengingat memberi tahu yang perlu diperbarui sebelum berakhir.

Sebelum memulai

• Untuk menambah dokumen, Anda memerlukan Kelola HR (berkas, dokumen, cuti). Untuk melihat dan membuka hasil pindai, Anda memerlukan Lihat berkas HR.

Langkah-langkah

1. Buka HR → Orang dan pilih Buka berkas pada kartu orang tersebut.
2. Di Dokumen, buka Tambah dokumen dan pilih jenis Dokumen, misalnya Paspor, Visa tinggal, Kontrak kerja, atau SIM. Untuk lainnya, pilih Lainnya dan ketik Nama (jenis sendiri).
3. Ketik Nomor dan tanggal Diterbitkan serta Kedaluwarsa.
4. Di Pindai, pilih foto atau PDF.
5. Pilih Tambah dokumen.
6. Untuk dokumen organisasi, buka HR → Dokumen dan gunakan Dokumen milik usaha dengan cara yang sama (izin usaha, perizinan, sewa, registrasi kendaraan).
7. Untuk melihat yang perlu diperbarui, buka HR → Dokumen → Segera kedaluwarsa dan filter Kedaluwarsa atau Dalam 30 hari (atau rentang lain).

Saat dokumen diperbarui, buka Edit di sebelahnya, centang Diarsipkan (diperbarui atau tidak lagi diperlukan), pilih Simpan, lalu tambahkan dokumen baru dengan tanggal baru.

Atur pengingat

1. Buka HR → Pengaturan HR → Pengingat.
2. Di Ingatkan sejumlah hari sebelum dokumen kedaluwarsa, pertahankan 90,60,30,7 atau ketik jumlah hari sendiri dipisahkan koma.
3. Centang Ingatkan juga ulang tahun, hari jadi kerja, dan akhir masa percobaan jika menginginkannya.
4. Pilih Simpan.

Perlu diketahui

• Setiap dokumen mengingatkan sekali per rentang, dan sekali lagi setelah kedaluwarsa. Dokumen diperbarui dengan tanggal baru memulai lagi.
• Pengingat mencapai pemilik melalui peringatan pemilik (dalam aplikasi, email, atau Telegram, sesuai pengaturannya). Jika peringatan pemilik nonaktif, centang Kirim pengingat HR meskipun peringatan Pemilik nonaktif, dan HR mengirim sendiri. Tidak ada yang dikirim dua kali.
• HR → Orang mencantumkan pengingat dua bulan terakhir di Pengingat.
• Hasil pindai dienkripsi dengan kunci organisasi sendiri dan tidak pernah berada pada alamat publik. Setiap pembukaan ditulis ke log aktivitas.
• Hasil pindai disimpan pada disk server kami, bukan penyimpanan berkas terpisah.
• Jenis dokumen mengikuti negara: Emirates ID dan kartu tenaga kerja muncul di UEA, kartu identitas nasional dan nomor asuransi sosial di Mesir.
• Sertifikat pelatihan (penanganan makanan, pertolongan pertama, keselamatan kebakaran) juga merupakan jenis dokumen dengan kedaluwarsa.
• Setiap orang melihat dokumen sendiri dan peringatan saat segera kedaluwarsa pada halaman pribadi. Lihat berikan halaman HR pribadi kepada setiap orang.
• Papan dapat diunduh sebagai Excel atau CSV.