Conserver les documents et suivre les dates d'expiration

Les RH conservent les documents de chaque personne, ainsi que les licences et autorisations propres à votre organisation, avec leurs numéros et leurs dates. Le tableau des expirations et les rappels vous indiquent ce qu'il faut renouveler avant l'échéance.

Avant de commencer

• Pour ajouter des documents, il vous faut Gérer les RH (dossiers, documents, congés). Pour les voir et ouvrir les scans, il vous faut Voir les dossiers RH.

Étapes

1. Ouvrez RH → Personnes et sélectionnez Ouvrir le dossier sur la carte de la personne.
2. Dans Documents, ouvrez Ajouter un document et choisissez le type de Document, par exemple Passeport, Visa de résidence, Contrat de travail ou Permis de conduire. Pour tout autre document, choisissez Autre et saisissez un Nom (type personnalisé).
3. Saisissez le Numéro et les dates Délivré le et Expire le.
4. Sous Scanner, choisissez une photo ou un PDF.
5. Sélectionnez Ajouter un document.
6. Pour les papiers propres à votre organisation, ouvrez RH → Documents et utilisez Les documents propres à l'entreprise de la même façon (licence commerciale, autorisations, bail, carte grise des véhicules).
7. Pour voir ce qui doit être renouvelé, ouvrez RH → Documents → Expire bientôt et filtrez par Expiré ou Dans les 30 jours (ou une autre période).

Quand un document est renouvelé, ouvrez Modifier à côté de lui, cochez Archivé (renouvelé ou plus nécessaire), sélectionnez Enregistrer, puis ajoutez le nouveau document avec ses nouvelles dates.

Régler les rappels

1. Ouvrez RH → Paramètres RH → Rappels.
2. Dans Rappeler ce nombre de jours avant l'expiration d'un document, gardez 90,60,30,7 ou saisissez vos propres jours, séparés par des virgules.
3. Cochez Rappeler aussi les anniversaires, les anniversaires d'embauche et les fins de période d'essai si vous le souhaitez.
4. Sélectionnez Enregistrer.

Bon à savoir

• Chaque document envoie un rappel une fois par période, puis une fois encore lorsqu'il a expiré. Un document renouvelé avec une nouvelle date recommence le cycle.
• Les rappels parviennent au dirigeant par les alertes du dirigeant (dans l'app, par e-mail ou par Telegram, selon leurs réglages). Si les alertes du dirigeant sont désactivées, cochez Envoyer les rappels RH même si les alertes du dirigeant sont désactivées et les RH les envoient elles-mêmes. Rien n'est envoyé deux fois.
• RH → Personnes liste les rappels des deux derniers mois sous Rappels.
• Les scans sont chiffrés avec la clé propre à votre organisation et ne se trouvent jamais à une adresse publique. Chaque fois que quelqu'un ouvre un scan, c'est inscrit au journal d'activité.
• Les scans sont conservés sur le disque de nos serveurs, pas dans un stockage de fichiers séparé.
• Les types de documents dépendent de votre pays : la carte d'identité émiratie (Emirates ID) et la carte de travail apparaissent aux EAU, la carte d'identité nationale et le numéro d'assurance sociale en Égypte.
• Les certificats de formation (hygiène alimentaire, premiers secours, sécurité incendie) sont aussi des types de documents avec une date d'expiration.
• Chaque personne voit ses propres documents, et un avertissement quand l'un d'eux expire bientôt, sur sa propre page. Voir Donner à chaque personne sa propre page RH.
• Le tableau peut être téléchargé au format Excel ou CSV.