Rédiger des lettres et des attestations

Les RH rédigent les lettres que les personnes demandent, à partir de modèles prêts à l'emploi sur votre en-tête. Chaque lettre reçoit un numéro et est conservée dans le registre exactement telle qu'elle a été imprimée.

Avant de commencer

• Il vous faut Gérer les RH (dossiers, documents, congés). Une attestation de salaire, ou une offre ou un contrat qui indique le salaire, nécessite aussi Salaires et paie.
• Réglez votre en-tête une fois pour toutes : RH → Paramètres RH → Lettres : en-tête et modèles. Renseignez la Raison sociale, l'Adresse, le téléphone, l'e-mail, le Signataire et la Fonction du signataire, ainsi qu'une Ligne de pied de page, puis sélectionnez Enregistrer.

Étapes

1. Ouvrez RH → Lettres.
2. Choisissez le Type : Attestation de salaire, Attestation d'emploi, Lettre de non-objection, Certificat de travail, Lettre d'avertissement, Lettre d'offre, Contrat ou Renouvellement de contrat.
3. Choisissez la personne et la Langue. Pour imprimer deux langues côte à côte, choisissez aussi une Deuxième langue (l'arabe et l'anglais sont courants aux EAU).
4. Renseignez À (le destinataire) et l'Objet. Pour une offre ou un contrat, ajoutez le Poste et la Date de début ; pour un avertissement, le Motif.
5. Sélectionnez Aperçu et lisez le texte. Un aperçu n'a pas de numéro et n'est pas conservé.
6. Sélectionnez Rédiger la lettre. Elle reçoit le numéro suivant de l'année et entre dans Le registre.
7. Sélectionnez Ouvrir à côté de la lettre et imprimez-la depuis votre navigateur. Choisissez "Enregistrer au format PDF" dans la fenêtre d'impression pour obtenir un PDF.

Bon à savoir

• Les modèles sont un point de départ, pas un conseil juridique. Pour modifier la formulation, ouvrez RH → Paramètres RH → Lettres : en-tête et modèles et modifiez le texte pour chaque type et chaque langue. Les champs de fusion entre crochets, comme [name], [title], [salary] et [date], sont remplis à partir du dossier.
• Les numéros ont la forme L-2026-0001 et sont attribués par année.
• Une lettre ne peut plus être modifiée une fois rédigée. Si elle est erronée, sélectionnez Annuler : le numéro reste dans le registre, marqué comme annulé, et vous en rédigez une nouvelle.
• Quand quelqu'un demande une lettre depuis sa propre page, la rédaction de la lettre clôture sa demande.
• La page de la personne liste ses lettres par numéro, type et date, mais sans le texte. Elle demande une copie aux RH.
• Il n'y a pas de fichier PDF séparé : l'impression depuis le navigateur produit le PDF.
• Un avertissement peut aussi être imprimé sous forme de lettre depuis le dossier de la personne. Voir Donner et enregistrer un avertissement.
• La suppression des données personnelles d'un salarié parti annule ses lettres et efface leur texte ; les numéros restent.