Donner et enregistrer un avertissement

Les avertissements forment le registre disciplinaire du dossier de chaque personne. La personne voit ses propres avertissements et confirme les avoir reçus.

Avant de commencer

• Il vous faut Gérer les RH (dossiers, documents, congés). Les utilisateurs disposant uniquement de Voir les dossiers RH ne voient pas du tout les avertissements.
• Pour que la personne puisse en accuser réception, donnez-lui un lien personnel. Voir Donner à chaque personne sa propre page RH.

Étapes

1. Ouvrez RH → Personnes et sélectionnez Ouvrir le dossier sur la carte de la personne.
2. Allez à Avertissements.
3. Choisissez le Niveau : oral, écrit ou final.
4. Indiquez la Date des faits.
5. Décrivez-les sous Ce qui s'est passé.
6. Sélectionnez Ajouter un avertissement.
7. Pour remettre une copie imprimée à la personne, sélectionnez Imprimer sous forme de lettre. L'avertissement devient une lettre numérotée dans le registre, et Ouvrir la lettre l'affiche pour l'impression.

Ce que voit la personne

La personne voit l'avertissement sur la page de son lien personnel et sélectionne J'accuse réception, en ajoutant un commentaire si elle le souhaite. Le dossier affiche alors Réception confirmée avec la date ; jusque-là, il affiche Réception pas encore confirmée.

Bon à savoir

• Le journal de notes du dossier reçoit une ligne datée pour chaque avertissement, mais sans le texte. Le texte reste dans la liste des avertissements, que seuls les utilisateurs disposant de Gérer les RH peuvent ouvrir. Chaque consultation de la liste est inscrite au journal d'activité.
• Un avertissement n'est imprimé sous forme de lettre qu'une fois. La formulation de la lettre vient du modèle Lettre d'avertissement, que vous pouvez modifier. Voir Rédiger des lettres et des attestations.
• Si un avertissement a été donné par erreur, sélectionnez Annuler. Il disparaît de la page de la personne et est marqué Annulé dans le dossier ; le journal conserve sa ligne.
• La formulation des modèles est à vous de la modifier et ne constitue pas un conseil juridique. Vérifiez dans le droit du travail de votre pays comment les avertissements doivent être donnés.
• La suppression des données personnelles d'un salarié parti efface le texte des avertissements et remplace le nom.