发出并记录警告

警告构成员工档案中的纪律记录。员工可以看到自己的警告，并确认已收到。

开始之前

• 您需要 Manage HR (files, documents, leave) 权限。仅拥有 See HR files 的用户完全看不到警告。
• 为便于员工确认收到，请提供个人链接。参见为每个人提供专属人事页面。

操作步骤

1. 打开 HR → People，在员工卡片上选择 Open file。
2. 进入 Warnings。
3. 选择 Level：口头、书面或最终警告。
4. 设置事件发生的 Date。
5. 在 What happened 下描述情况。
6. 选择 Add a warning。
7. 如需提供纸质副本，选择 Print as a letter。警告会成为登记簿中带编号的信函，通过 Open the letter 可打开并打印。

员工会看到什么

员工在个人链接页面看到警告，选择 I acknowledge receipt，也可填写意见。随后档案显示 Acknowledged 及日期；此前显示 Not acknowledged yet。

须知

• 每次警告都会在档案备注日志增加一行带日期的记录，但不包含正文。正文保留在警告列表中，只有 Manage HR 用户可以打开。每次查看列表都会写入活动日志。
• 每条警告只能生成一次信函。信函措辞来自可修改的 Warning letter 模板。参见编写信函和证明。
• 如果警告发出有误，选择 Void。警告会从员工页面消失，并在档案中标为 Voided；日志保留对应记录。
• 您可自行修改模板措辞，模板不构成法律建议。请核查所在国家劳动法对于发出警告的要求。
• 删除离职员工的个人数据会清空警告正文并替换姓名。