保存证件并跟踪到期日期

HR 保存每个人的证件以及组织自身的执照和许可证，并记录编号和日期。到期看板与提醒会告诉您哪些证件需要在到期前续办。

开始之前

• 添加证件需要 Manage HR (files, documents, leave) 权限。查看证件和打开扫描件需要 See HR files 权限。

操作步骤

1. 打开 HR → People，在员工卡片上选择 Open file。
2. 在 Documents 中打开 Add a document，选择 Document 类型，例如 Passport、Residence visa、Employment contract 或 Driving licence。其他证件请选择 Other，并输入 Name (own type)。
3. 填写 Number、Issued 和 Expires 日期。
4. 在 Scan 下选择照片或 PDF。
5. 选择 Add a document。
6. 对于组织自身的证件，打开 HR → Documents，以同样方式使用 The business's own documents（营业执照、许可证、租约、车辆登记）。
7. 如需查看哪些证件需要续办，打开 HR → Documents → Expiring soon，按 Expired 或 Within 30 days（或其他时间范围）筛选。

续办证件后，点击其旁的 Edit，勾选 Archived (renewed or no longer needed)，选择 Save，然后添加具有新日期的新证件。

设置提醒

1. 打开 HR → HR settings → Reminders。
2. 在 Remind this many days before a document expires 中保留 90,60,30,7，或输入以逗号分隔的自定义天数。
3. 如需相应提醒，勾选 Also remind of birthdays, work anniversaries and probation ends。
4. 选择 Save。

须知

• 每份证件在每个提醒时间范围内提醒一次，到期后再提醒一次。续办并设置新日期后，提醒重新开始。
• 提醒通过所有者提醒发送给所有者（按相关设置，在应用内、通过电子邮件或 Telegram 发送）。如果所有者提醒已关闭，勾选 Send HR reminders even while Owner alerts are off，由 HR 自行发送。不会重复发送。
• HR → People 的 Reminders 下列出最近两个月的提醒。
• 扫描件使用组织自己的密钥加密，绝不会放在公开地址上。每次打开扫描件都会写入活动日志。
• 扫描件保存在我们服务器的磁盘上，而非独立文件存储中。
• 证件类型随国家变化：阿联酋显示 Emirates ID 和劳工卡，埃及显示国民身份证和社会保险号码。
• 培训证书（食品从业人员、急救、消防安全）也是具有到期日期的证件类型。
• 每个人可在自己的页面查看自己的证件，并在证件即将到期时看到警告。参见为每个人提供专属人事页面。
• 看板可下载为 Excel 或 CSV。