दस्तावेज़ रखें और समाप्ति तारीखें देखें

HR व्यक्ति के दस्तावेज़ और संगठन के अपने लाइसेंस तथा परमिट नंबर और तारीखों सहित रखता है। समाप्ति बोर्ड और अनुस्मारक बताते हैं कि समय से पहले क्या नवीनीकृत करना है।

शुरू करने से पहले

• जोड़ने के लिए HR प्रबंधित करें (फ़ाइलें, दस्तावेज़, छुट्टी); देखने और स्कैन खोलने के लिए HR फ़ाइलें देखें चाहिए।

चरण

1. HR → लोग में व्यक्ति के कार्ड पर फ़ाइल खोलें चुनें।
2. दस्तावेज़ में दस्तावेज़ जोड़ें खोलें और प्रकार चुनें, जैसे पासपोर्ट, निवास वीज़ा, रोज़गार अनुबंध या ड्राइविंग लाइसेंस। दूसरे के लिए अन्य चुनकर नाम (अपना प्रकार) लिखें।
3. नंबर, जारी और समाप्ति तारीखें लिखें।
4. स्कैन में फ़ोटो या PDF चुनें।
5. दस्तावेज़ जोड़ें चुनें।
6. संगठन के कागज़ों के लिए HR → दस्तावेज़ में व्यवसाय के अपने दस्तावेज़ इसी तरह इस्तेमाल करें (व्यापार लाइसेंस, परमिट, किरायेदारी, वाहन पंजीकरण)।
7. नवीनीकरण देखने के लिए HR → दस्तावेज़ → जल्द समाप्त खोलकर समाप्त या 30 दिनों में (या दूसरी अवधि) फ़िल्टर करें।

नवीनीकरण होने पर पास का संपादित करें खोलें, संग्रहित (नवीनीकृत या अब आवश्यक नहीं) चुनकर सहेजें, फिर नई तारीखों के साथ नया दस्तावेज़ जोड़ें।

अनुस्मारक सेट करें

1. HR → HR सेटिंग्स → अनुस्मारक खोलें।
2. दस्तावेज़ समाप्ति से इतने दिन पहले याद दिलाएँ में 90,60,30,7 रखें या कॉमा से अलग अपने दिन लिखें।
3. चाहें तो जन्मदिन, कार्य वर्षगाँठ और परिवीक्षा समाप्ति भी याद दिलाएँ चुनें।
4. सहेजें चुनें।

उपयोगी जानकारी

• हर दस्तावेज़ प्रति अवधि एक बार और समाप्त होने पर एक बार फिर याद दिलाता है। नई तारीख वाला नवीनीकृत दस्तावेज़ फिर शुरू करता है।
• अनुस्मारक मालिक अलर्ट से पहुँचते हैं (वहाँ की सेटिंग अनुसार ऐप, ई-मेल या Telegram)। बंद हों तो मालिक अलर्ट बंद होने पर भी HR अनुस्मारक भेजें चुनें; HR खुद भेजता है। कुछ दो बार नहीं जाता।
• HR → लोग के अनुस्मारक में पिछले दो महीने हैं।
• स्कैन संगठन की अपनी कुंजी से एन्क्रिप्ट हैं और सार्वजनिक पते पर कभी नहीं। हर बार खोलना गतिविधि लॉग में दर्ज होता है।
• स्कैन हमारे सर्वर की डिस्क पर हैं, अलग फ़ाइल स्टोर में नहीं।
• प्रकार देश के अनुसार हैं: UAE में Emirates ID और श्रम कार्ड, मिस्र में राष्ट्रीय पहचान-पत्र और सामाजिक बीमा नंबर।
• प्रशिक्षण प्रमाणपत्र (खाद्य प्रबंधन, प्राथमिक उपचार, अग्नि सुरक्षा) भी समाप्ति तारीख वाले प्रकार हैं।
• व्यक्ति अपने पृष्ठ पर अपने दस्तावेज़ और जल्द समाप्ति की चेतावनी देखता है। हर व्यक्ति को अपना HR पृष्ठ दें देखें।
• बोर्ड Excel या CSV में डाउनलोड हो सकता है।