احفظ المستندات وتابع تواريخ انتهائها

تحفظ الموارد البشرية مستندات كل شخص، ورخص منشأتك وتصاريحها، بأرقامها وتواريخها. وتخبرك لوحة الانتهاء والتذكيرات بما يجب تجديده قبل انتهائه.

قبل أن تبدأ

• لإضافة المستندات تحتاج إلى إدارة الموارد البشرية (الملفات والمستندات والإجازات). ولرؤيتها وفتح صورها تحتاج إلى عرض ملفات الموارد البشرية.

الخطوات

1. افتح الموارد البشرية ← الموظفون واختر فتح الملف على بطاقة الشخص.
2. في المستندات، افتح إضافة مستند واختر نوع المستند، مثل جواز السفر أو تأشيرة الإقامة أو عقد العمل أو رخصة القيادة. لأي نوع آخر اختر أخرى واكتب الاسم (لنوع خاص).
3. اكتب الرقم وتاريخي تاريخ الإصدار وتاريخ الانتهاء.
4. تحت صورة المستند، اختر صورة أو ملف PDF.
5. اختر إضافة مستند.
6. لأوراق منشأتك نفسها، افتح الموارد البشرية ← المستندات واستخدم مستندات المنشأة بالطريقة نفسها (الرخصة التجارية، والتصاريح، وعقد الإيجار، وترخيص المركبة).
7. لترى ما يحتاج إلى تجديد، افتح الموارد البشرية ← المستندات ← ينتهي قريباً وصفِّ حسب منتهية أو خلال 30 يوم (أو فترة أخرى).

عند تجديد مستند، افتح تعديل بجانبه، وحدد مؤرشف (جُدّد أو لم يعد مطلوباً)، واختر حفظ، ثم أضف المستند الجديد بتواريخه الجديدة.

اضبط التذكيرات

1. افتح الموارد البشرية ← إعدادات الموارد البشرية ← التذكيرات.
2. في التذكير قبل انتهاء المستند بهذه الأيام، أبقِ 90,60,30,7 أو اكتب أيامك الخاصة مفصولة بفواصل.
3. حدد التذكير أيضاً بأعياد الميلاد وذكرى التعيين ونهاية فترة التجربة إن أردت ذلك أيضًا.
4. اختر حفظ.

معلومات مفيدة

• يُذكِّر كل مستند مرة واحدة في كل فترة، ومرة أخرى عند انتهائه. المستند المجدَّد بتاريخ جديد يبدأ من جديد.
• تصل التذكيرات إلى المالك عبر تنبيهات المالك (داخل التطبيق، أو بالبريد الإلكتروني، أو عبر Telegram، حسب ما ضُبط هناك). إذا كانت تنبيهات المالك متوقفة، فحدد أرسل تذكيرات الموارد البشرية حتى عندما تكون تنبيهات المالك متوقفة لترسلها الموارد البشرية بنفسها. لا يُرسَل شيء مرتين.
• تعرض الموارد البشرية ← الموظفون تذكيرات آخر شهرين تحت التذكيرات.
• تُشفَّر صور المستندات بمفتاح منشأتك الخاص، ولا تكون أبدًا على عنوان عام. كل مرة يفتح فيها أحد صورة مستند، تُسجَّل في سجل النشاط.
• تُحفظ صور المستندات على أقراص خوادمنا، لا في مخزن ملفات منفصل.
• أنواع المستندات تتبع بلدك: تظهر الهوية الإماراتية وبطاقة العمل في الإمارات، وبطاقة الرقم القومي والرقم التأميني في مصر.
• شهادات التدريب (سلامة الأغذية، والإسعافات الأولية، والسلامة من الحريق) هي أيضًا أنواع مستندات لها تاريخ انتهاء.
• يرى كل شخص مستنداته، وتنبيهًا عندما يوشك أحدها على الانتهاء، في صفحته الخاصة. راجع امنح كل شخص صفحته الخاصة في الموارد البشرية.
• يمكن تنزيل اللوحة بصيغة Excel أو CSV.