নথি রাখুন ও মেয়াদের তারিখ দেখুন

HR ব্যক্তির নথি এবং প্রতিষ্ঠানের নিজস্ব লাইসেন্স ও অনুমতি নম্বর ও তারিখসহ রাখে। মেয়াদের বোর্ড ও অনুস্মারক শেষের আগে কী নবায়ন দরকার জানায়।

শুরুর আগে

• যোগে HR পরিচালনা (ফাইল, নথি, ছুটি); দেখা ও স্ক্যান খুলতে HR ফাইল দেখা দরকার।

ধাপ

1. HR → মানুষ-এ ব্যক্তির কার্ডে ফাইল খুলুন বাছুন।
2. নথি-তে নথি যোগ খুলে ধরন বাছুন, যেমন পাসপোর্ট, আবাসিক ভিসা, চাকরির চুক্তি বা ড্রাইভিং লাইসেন্স। অন্য কিছু হলে অন্যান্য বেছে নাম (নিজের ধরন) লিখুন।
3. নম্বর, জারি ও মেয়াদ শেষ তারিখ লিখুন।
4. স্ক্যান-এ ছবি বা PDF বাছুন।
5. নথি যোগ বাছুন।
6. প্রতিষ্ঠানের কাগজে HR → নথি-তে ব্যবসার নিজস্ব নথি একইভাবে ব্যবহার করুন (ট্রেড লাইসেন্স, অনুমতি, ভাড়ার চুক্তি, গাড়ির নিবন্ধন)।
7. নবায়ন দেখতে HR → নথি → শীঘ্র মেয়াদ শেষ খুলে মেয়াদ শেষ বা ৩০ দিনের মধ্যে (বা অন্য সময়) ফিল্টার দিন।

নবায়ন হলে পাশে সম্পাদনা খুলে সংরক্ষণাগারে (নবায়িত বা আর দরকার নেই) টিক দিয়ে সংরক্ষণ বাছুন এবং নতুন তারিখে নতুন নথি যোগ করুন।

অনুস্মারক দিন

1. HR → HR সেটিংস → অনুস্মারক খুলুন।
2. মেয়াদ শেষের কত দিন আগে মনে করাবেন-এ 90,60,30,7 রাখুন বা কমায় নিজের দিন লিখুন।
3. চাইলে জন্মদিন, কাজের বার্ষিকী ও পরীক্ষাকাল শেষও মনে করান টিক দিন।
4. সংরক্ষণ বাছুন।

জেনে রাখুন

• প্রতিটি নথি প্রতি সময়সীমায় একবার এবং মেয়াদ শেষে আবার একবার মনে করায়। নতুন তারিখের নবায়িত নথি আবার শুরু করে।
• মালিকের সতর্কতায় অনুস্মারক পৌঁছায় (সেটিংস অনুযায়ী অ্যাপ, ই-মেল বা Telegram)। বন্ধ থাকলে মালিকের সতর্কতা বন্ধ হলেও HR অনুস্মারক পাঠান টিক দিন; HR নিজে পাঠায়। দুবার যায় না।
• HR → মানুষ-এর অনুস্মারক-এ গত দুই মাস থাকে।
• স্ক্যান প্রতিষ্ঠানের নিজস্ব চাবিতে এনক্রিপ্ট করা ও কখনো প্রকাশ্য ঠিকানায় নয়। প্রতিবার খোলা কার্যকলাপ লগে থাকে।
• স্ক্যান সার্ভারের ডিস্কে থাকে, আলাদা ফাইল স্টোরে নয়।
• ধরন দেশ অনুযায়ী: UAE-তে Emirates ID ও শ্রম কার্ড, মিশরে জাতীয় পরিচয়পত্র ও সামাজিক বিমা নম্বর।
• প্রশিক্ষণের সনদ (খাদ্য পরিচালনা, প্রাথমিক চিকিৎসা, অগ্নি নিরাপত্তা) মেয়াদযুক্ত ধরনও।
• ব্যক্তি নিজের পৃষ্ঠায় নিজের নথি ও শীঘ্র শেষের সতর্কতা দেখেন। প্রত্যেককে নিজের HR পৃষ্ঠা দিন দেখুন।
• বোর্ড Excel বা CSV-তে ডাউনলোড হয়।