চিঠি ও সনদ লিখুন

HR প্রস্তুত টেমপ্লেট থেকে আপনার লেটারহেডে চাওয়া চিঠি লেখে। প্রতিটির নম্বর হয় ও ছাপা রূপেই রেজিস্টারে থাকে।

শুরুর আগে

• HR পরিচালনা (ফাইল, নথি, ছুটি) দরকার। বেতনের সনদ বা বেতন দেখানো অফার ও চুক্তিতে বেতন ও পেরোলও দরকার।
• একবার লেটারহেড দিন: HR → HR সেটিংস → চিঠি: লেটারহেড ও টেমপ্লেট। ব্যবসার নাম, ঠিকানা, ফোন, ই-মেল, স্বাক্ষরকারী, স্বাক্ষরকারীর পদ ও নিচের লাইন দিয়ে সংরক্ষণ বাছুন।

ধাপ

1. HR → চিঠি খুলুন।
2. ধরন বাছুন: বেতনের সনদ, চাকরির সনদ, অনাপত্তির চিঠি, অভিজ্ঞতার চিঠি, সতর্কবার্তা, অফার চিঠি, চুক্তি বা চুক্তি নবায়ন।
3. ব্যক্তি ও ভাষা বাছুন। পাশাপাশি দুই ভাষা ছাপতে দ্বিতীয় ভাষাও বাছুন (UAE-তে আরবি ও ইংরেজি প্রচলিত)।
4. প্রতি (প্রাপক) ও উদ্দেশ্য দিন। অফার বা চুক্তিতে পদ ও শুরুর তারিখ; সতর্কতায় কারণ দিন।
5. প্রিভিউ বেছে পড়ুন। প্রিভিউতে নম্বর নেই ও রাখা হয় না।
6. চিঠি লিখুন বাছুন। বছরের পরের নম্বর নিয়ে রেজিস্টারে যায়।
7. পাশে খুলুন বেছে ব্রাউজার থেকে ছাপুন। PDF করতে প্রিন্টে "PDF হিসেবে সংরক্ষণ" বাছুন।

জেনে রাখুন

• টেমপ্লেট শুরুর ভিত্তি, আইনগত পরামর্শ নয়। ভাষা বদলাতে HR → HR সেটিংস → চিঠি: লেটারহেড ও টেমপ্লেট-এ ধরন ও ভাষার লেখা সম্পাদনা করুন। [name], [title], [salary] ও [date]-এর মতো বর্গবন্ধনীর ঘর ফাইল থেকে পূরণ হয়।
• নম্বর L-2026-0001-এর মতো, বছরভিত্তিক চলে।
• লেখার পরে সম্পাদনা হয় না। ভুল হলে অকার্যকর করুন বাছুন: নম্বর রেজিস্টারে অকার্যকর থাকে, নতুন লিখুন।
• নিজের পৃষ্ঠা থেকে চিঠি চাইলে লেখা হলে অনুরোধ বন্ধ হয়।
• নিজের পৃষ্ঠায় নম্বর, ধরন ও তারিখ থাকে, লেখা নয়। কপি HR-এর কাছে চান।
• আলাদা PDF ফাইল নেই: ব্রাউজারে ছাপলে PDF হয়।
• ব্যক্তির ফাইল থেকে সতর্কতাও চিঠি হিসেবে ছাপা যায়। সতর্কবার্তা দিয়ে লিখে রাখুন দেখুন।
• বিদায়ীর ব্যক্তিগত তথ্য সরালে চিঠি অকার্যকর ও লেখা খালি হয়; নম্বর থাকে।