编写信函和证明

HR 使用现成模板和您的信头编写员工需要的信函。每封信函都有编号，并按打印时的原样保存在登记簿中。

开始之前

• 您需要 Manage HR (files, documents, leave) 权限。工资证明或显示工资的录用通知和合同还需要 Salaries and payroll 权限。
• 首先设置一次信头：打开 HR → HR settings → Letters: letterhead and templates。填写 Business name、Address、电话、电子邮件、Signer、Signer's title 和 Footer line，然后选择 Save。

操作步骤

1. 打开 HR → Letters。
2. 选择 Kind：Salary certificate、Employment certificate、No-objection letter、Experience letter、Warning letter、Offer letter、Contract 或 Contract renewal。
3. 选择人员和 Language。如需并排打印两种语言，还应选择 Second language（阿联酋常用阿拉伯语和英语）。
4. 填写 To（收件人）和 Purpose。录用通知或合同还需填写 Position 和 Start date；警告信需填写 Reason。
5. 选择 Preview 并阅读内容。预览没有编号，也不会保存。
6. 选择 Write the letter。信函将获得当年的下一个编号，并进入 The register。
7. 点击信函旁的 Open，从浏览器打印。在打印窗口中选择“Save as PDF”可生成 PDF。

须知

• 模板只是起点，不构成法律建议。如需调整措辞，打开 HR → HR settings → Letters: letterhead and templates，编辑各类型、各语言的文本。方括号中的合并字段（例如 [name]、[title]、[salary] 和 [date]）从档案中自动填入。
• 编号格式如 L-2026-0001，按年度连续编号。
• 信函生成后不能编辑。如果有误，选择 Void：编号仍留在登记簿中，标记为作废，然后重新编写信函。
• 员工从个人页面申请信函时，编写该信函会关闭对应申请。
• 员工个人页面按编号、类型和日期列出信函，但不显示正文。他们需向 HR 索取副本。
• 系统不另存 PDF 文件：通过浏览器打印生成 PDF。
• 员工档案中的警告也可打印为信函。参见发出并记录警告。
• 删除离职员工的个人数据会作废其信函并清空正文；编号仍保留。