导出或删除离职员工的个人数据

劳动法要求在员工离职后继续保留其档案一段时间。期限结束后，所有者可以删除离职员工的个人数据，同时保留工资和考勤数字。

开始之前

• 导出个人数据需要由所有者操作，或由同时具有 Manage HR (files, documents, leave) 和 Salaries and payroll 权限的用户操作。
• 只有所有者可以删除个人数据。
• 档案必须显示 Status: Left，并填写 Leaving date。

导出个人数据

1. 从 HR → People 打开该人员的档案。
2. 选择顶部的 Export this person's data。
3. 保存文件。单个 JSON 文件包含人员资料、含薪酬数据的员工档案、证件详情、休假、工资明细、员工分类账，以及两年的打卡记录。

删除离职员工的个人数据

1. 打开离职员工档案，滚动至末尾的 Remove this person's personal data。
2. 如果保留期限尚未结束，页面会显示从哪一天起可以删除。
3. 在 Type the name (…) to confirm 中准确输入页面所示的姓名。
4. 选择 Remove personal data 并确认。
5. 阅读报告，了解哪些数据已清除、哪些保留，以及原因。

须知

• 根据各国已公布的劳动法，雇佣结束后的保留期限为：埃及 5 年（1,826 天），阿联酋 2 年（731 天）。如需修改，打开 HR → HR settings → Privacy and retention，填写 Days to keep a leaver's personal data。留空则使用所在国家的默认值。
• 离职员工的保留期限结束时，所有者会收到一次提醒。
• 删除后，姓名变为“Former employee 0042”（使用下一个编号）。个人资料、银行资料、备注、证件及扫描件、考勤照片都会清除。
• 以下内容以该匿名名称保留：职位、部门、分店、入职和离职日期、工资金额、休假天数及考勤时间。账务和人数统计仍需要这些数据。
• 此操作无法撤销。
• 考勤设备仍保留该人员的指纹或人脸模板。请在设备上删除该用户。
• 最终录用为该员工的招聘申请也会删除。
• 导出和删除操作都会写入活动日志。
• 删除整个组织账号会删除全部人事记录和扫描件。
• 各国的数据保护规则不同。参见埃及和阿联酋。