Exporter ou supprimer les données d'un salarié parti

Le droit du travail vous demande de conserver le dossier d'un salarié pendant un certain temps après son départ. Une fois cette période écoulée, le dirigeant peut supprimer les données personnelles du salarié parti, tandis que les chiffres de paie et de présence sont conservés.

Avant de commencer

• L'export des données d'une personne nécessite le dirigeant, ou un utilisateur disposant de Gérer les RH (dossiers, documents, congés) et de Salaires et paie.
• La suppression des données personnelles peut être faite par le dirigeant uniquement.
• Le dossier de la personne doit afficher Statut : Parti avec une Date de départ.

Exporter les données d'une personne

1. Ouvrez le dossier de la personne depuis RH → Personnes.
2. Sélectionnez Exporter les données de cette personne en haut.
3. Enregistrez le fichier. Il contient le profil, le dossier d'employé avec les données de paie, les informations des documents, les congés, les lignes de paie, le compte du personnel et deux ans de pointages, dans un seul fichier JSON.

Supprimer les données personnelles d'un salarié parti

1. Ouvrez le dossier du salarié parti et faites défiler jusqu'à Supprimer les données personnelles de cette personne, à la fin.
2. Si la durée de conservation n'est pas écoulée, la page indique à partir de quel jour la suppression est possible.
3. Saisissez le nom de la personne exactement comme affiché dans Saisissez le nom (…) pour confirmer.
4. Sélectionnez Supprimer les données personnelles et confirmez.
5. Lisez le compte rendu : ce qui a été effacé, ce qui a été conservé, et pourquoi.

Bon à savoir

• La durée de conservation est de 5 ans (1 826 jours) après la fin de l'emploi en Égypte et de 2 ans (731 jours) aux EAU, selon le droit du travail publié de chaque pays. Pour la modifier, ouvrez RH → Paramètres RH → Confidentialité et conservation et saisissez Jours de conservation des données personnelles d'un salarié parti. Laissez vide pour la valeur par défaut de votre pays.
• Le dirigeant reçoit un rappel, une fois, quand la durée de conservation d'un salarié parti est écoulée.
• Après la suppression, le nom devient "Ancien employé 0042" (avec le numéro suivant). Les informations personnelles, les coordonnées bancaires, les notes, les documents et les scans, ainsi que les photos de pointage, sont effacés.
• Sont conservés, sous ce nom : l'intitulé du poste, le service, la succursale, les dates d'entrée et de départ, les montants de paie, les jours de congé et les heures de présence. Votre comptabilité et votre effectif en ont toujours besoin.
• Cette opération est irréversible.
• L'appareil de pointage conserve toujours le modèle d'empreinte ou de visage de la personne. Supprimez l'utilisateur sur l'appareil lui-même.
• Les candidatures de recrutement devenues cette personne sont aussi supprimées.
• L'export et la suppression sont tous deux inscrits au journal d'activité.
• La suppression du compte de toute votre organisation supprime tous les enregistrements RH et tous les scans.
• Les règles de protection des données varient selon les pays. Voir Égypte et EAU.