Ajouter des personnes et remplir leur dossier d'employé

Chaque personne n'existe qu'une fois. Vous l'ajoutez à la liste du personnel, et les RH tiennent son dossier d'employé à partir de ce profil. Une personne n'a pas besoin d'un accès à Kluvan pour avoir un dossier.

Avant de commencer

• Les RH sont activées. Voir Activer les RH et choisir qui les voit.
• Pour ajouter des personnes et modifier les dossiers, il vous faut Gérer les RH (dossiers, documents, congés).

Étapes

1. Ouvrez Personnel.
2. Sous Ajouter une personne, saisissez le Nom, le Téléphone et le Rôle (par exemple Ventes ou Chauffeur), puis sélectionnez Ajouter.
3. Pour permettre à la personne de se connecter à Kluvan et d'utiliser sa propre page RH, sélectionnez Modifier sur sa carte et choisissez son utilisateur. Invitez-la d'abord comme utilisateur si nécessaire.
4. Ouvrez RH → Personnes et sélectionnez Ouvrir le dossier sur la carte de la personne.
5. Dans Poste, renseignez l'Intitulé du poste, le Service, la Succursale, le Type d'emploi (temps plein, temps partiel ou payé à l'heure), la Date d'entrée et la Fin de la période d'essai.
6. Renseignez Responsable et Poste pour placer la personne sur l'organigramme.
7. Choisissez le Contrat : Durée indéterminée (illimité) ou Durée déterminée (limité).
8. Dans Informations personnelles, ajoutez la Nationalité, la Date de naissance, le Téléphone personnel, l'E-mail personnel et un Contact d'urgence avec son téléphone.
9. Sélectionnez Enregistrer.

Bon à savoir

• L'E-mail personnel est l'adresse où sont envoyés les bulletins de paie et le lien personnel : vérifiez qu'elle est exacte.
• Statut affiche En poste, En congé de longue durée ou Parti. Quand quelqu'un part, choisissez Parti avec la Date de départ et le Motif du départ, ou lancez une liste de contrôle de départ, qui le fait pour vous. Voir Gérer les listes de contrôle d'intégration et de départ.
• La section salaire et banque n'apparaît qu'aux utilisateurs disposant de Salaires et paie. Voir Configurer la rémunération de chaque personne.
• Le dossier contient aussi les documents de la personne, ses soldes de congés, ses avertissements, son lien personnel et un journal de notes. Utilisez Ajouter au journal pour une note datée.
• RH → Personnes affiche des badges quand les documents d'une personne ont expiré ou expirent bientôt, et En congé aujourd'hui quand elle est absente.
• Liste de l'organisation (Excel ou CSV), en bas de RH → Personnes, télécharge la liste des personnes sans les données de paie ni les coordonnées personnelles.
• Dans une organisation des EAU, le dossier affiche aussi Ressortissant des EAU, Inscrit auprès de Nafis et Dans un poste qualifié. Voir La paie aux EAU.
• L'import d'une liste d'employés n'est pas disponible : ajoutez les personnes une par une.

Suite : Conserver les documents et suivre les dates d'expiration.