Donner à chaque personne sa propre page RH

Chaque personne peut avoir sa propre page RH. Les personnes qui se connectent à Kluvan l'ouvrent sous le nom Ma page RH. Celles qui ne se connectent jamais reçoivent à la place un lien personnel : elles l'ouvrent sur leur téléphone, sans mot de passe, et ne voient que leurs propres données.

Avant de commencer

• Il vous faut l'accès à RH → Paramètres RH, et Gérer les RH (dossiers, documents, congés) pour créer des liens.
• Indiquez l'E-mail personnel et le Téléphone personnel de la personne dans son dossier si vous voulez envoyer le lien depuis Kluvan.

Activer les liens personnels

1. Ouvrez RH → Paramètres RH → Libre-service et équipe.
2. Cochez Liens personnels pour les employés.
3. Sélectionnez Enregistrer.

Créer un lien pour une personne

1. Ouvrez RH → Personnes et sélectionnez Ouvrir le dossier sur la carte de la personne.
2. Allez à Lien personnel.
3. Saisissez un Libellé, par exemple "téléphone", et choisissez la Langue de la personne.
4. Cochez L'envoyer par e-mail à l'adresse figurant dans le dossier si vous voulez que Kluvan l'envoie.
5. Sélectionnez Créer un lien.
6. Copiez le lien tout de suite et envoyez-le à la personne. Il n'est affiché qu'une fois.

Ce que la personne peut faire

Sur la page de son lien, la personne voit le service du jour et le planning de la semaine, la présence du mois, ses soldes et demandes de congés, ses bulletins de paie, ses documents au dossier, ses prêts et avances, les annonces, les évaluations, les avertissements et les lettres. Elle peut :

• demander un congé, ou annuler une demande encore en attente ;
• envoyer une demande : une Avance, une Lettre, une Note de frais, Corriger mes informations ou un Pointage oublié ;
• pointer son arrivée et son départ, si le pointage par téléphone est activé ;
• lire les annonces, accuser réception d'un avertissement et envoyer sa partie d'une évaluation ;
• modifier son propre téléphone, son e-mail et son contact d'urgence.

Les personnes connectées voient aussi l'essentiel de ces éléments dans Ma page RH ; les avertissements, les évaluations, les lettres et la modification de leurs propres informations se trouvent uniquement sur la page du lien. Ce qu'elles voient et font est décrit pour elles dans Utiliser votre propre page RH.

Bon à savoir

• Une personne peut avoir au plus trois liens actifs à la fois. Un bulletin de paie envoyé par WhatsApp utilise son propre lien, qui n'est pas compté dans les trois.
• Le lien ouvre la page de cette personne et rien d'autre dans votre organisation. S'il est divulgué, sélectionnez Révoquer ; le lien cesse de fonctionner immédiatement. Créez-en un nouveau si nécessaire.
• Le dossier indique combien de fois chaque lien a été ouvert et quand il a été utilisé pour la dernière fois.
• Désactiver une personne, ou supprimer ses données personnelles, arrête tous ses liens.
• Les modifications que la personne apporte à son téléphone, à son e-mail ou à son contact d'urgence sont inscrites au journal d'activité, avec le nom du champ uniquement. Tout le reste passe par une demande Corriger mes informations.
• Les demandes arrivent dans la boîte des approbations.
• La personne peut conserver un bulletin de paie en PDF avec le menu Imprimer ou Partager de son téléphone.