Planifier les services et publier le planning de la semaine

Les modèles de service décrivent vos services habituels. Le planning hebdomadaire les attribue aux personnes, une semaine et une succursale à la fois. Quand la semaine est prête, vous la publiez et l'équipe est prévenue.

Avant de commencer

• Il vous faut Voir les dossiers RH pour consulter le planning et Gérer les RH (dossiers, documents, congés) pour le modifier.

Créer les modèles de service

1. Ouvrez RH → Planning. S'il n'y a encore aucun service, sélectionnez Ajouter un service dans le bandeau. Vous pouvez aussi aller dans RH → Paramètres RH → Planification et pointage → Modèles de service.
2. Saisissez le Nom du service, son Début et sa Fin, la Pause (min), et cochez La pause est payée si c'est le cas.
3. Choisissez une Couleur et, si vous le souhaitez, un Rôle (facultatif).
4. Sélectionnez Ajouter un service. Répétez l'opération pour chaque service.

Remplir le planning

1. Ouvrez RH → Planning et choisissez la Succursale. Utilisez les flèches pour passer d'une semaine à l'autre.
2. Sélectionnez une case (une personne un jour donné), choisissez un service ou saisissez vos propres horaires, puis sélectionnez Placer.
3. Pour proposer un service que personne n'a encore, utilisez la ligne Service libre (personne pour l'instant).
4. Pour gagner du temps, utilisez Copier la semaine dernière, ou un Cycle de rotation pour une personne : saisissez les jours travaillés et de repos, comme 6-1 ou 2-2-3, réglez Le cycle commence le et sélectionnez Appliquer le cycle.
5. Lisez Points à vérifier : les alertes de la semaine.
6. Quand la semaine est prête, sélectionnez Publier et prévenir.

Bon à savoir

• Une heure de fin antérieure au début passe minuit : de 22:00 à 06:00, c'est un service de huit heures. Un service de nuit appartient au jour où il commence.
• Le planning alerte, il ne bloque jamais : la même personne deux fois en même temps, moins de 11 heures de repos entre deux services, plus de 48 heures dans la semaine, un congé approuvé, un jour férié, ou un créneau que la personne a marqué comme Indisponible dans son dossier. Les seuils de repos et de durée hebdomadaire sont vos propres réglages, sur la page des règles de présence.
• Il alerte aussi quand une personne de moins de 18 ans (d'après la date de naissance du dossier) est placée sur un service de nuit ou sur un service de plus de six heures. Cela suit la règle publiée aux EAU ; sa conformité au droit égyptien n'est pas confirmée.
• La publication envoie un e-mail à chaque personne de la semaine qui a un e-mail dans son dossier, et un message sur Telegram quand le compte est lié. Chacun voit ses services sur sa propre page RH. Les modifications après publication sont aussi montrées au personnel.
• Les personnes demandent depuis Mes services, sur leur propre page, à échanger un service avec un collègue nommé, à céder un service ou à prendre un service libre. Les demandes apparaissent sous Demandes de service sur le planning et dans la boîte des approbations. Rien ne change tant qu'un responsable n'a pas sélectionné Approuver.
• Une personne ne voit que ses propres services, jamais ceux de ses collègues.
• La semaine commence le samedi en Égypte et le lundi aux EAU. Vous pouvez la modifier sur la page des règles de présence.
• Un modèle de service ne peut pas être supprimé, seulement retiré avec Retirer, car les anciens plannings l'utilisent encore.
• Le service du planning fixe les heures prévues de chaque jour sur la feuille de temps. Voir Définir les règles de travail et approuver les feuilles de temps.