Décider des demandes dans la boîte des approbations

RH → Approbations rassemble tout ce qui attend une décision : les demandes de congé, les demandes d'échange de service, les demandes que les personnes envoient depuis leur propre page et les pointages retenus d'un appareil auquel vous ne faites pas encore confiance.

Avant de commencer

• Il vous faut Gérer les RH (dossiers, documents, congés), ou une délégation d'une personne qui dispose de ce droit.
• Décider d'une avance ou d'une note de frais nécessite aussi Salaires et paie.

Décider des demandes

1. Ouvrez RH → Approbations. Chaque ligne indique qui, quoi et quand. Les lignes marquées En attente depuis trop longtemps apparaissent en premier.
2. Pour décider d'une ligne, sélectionnez Ouvrir pour la lire, ajoutez une Note si vous le souhaitez, puis choisissez Approuver ou Rejeter.
3. Pour en décider plusieurs à la fois, cochez Sélectionner sur les lignes et choisissez Approuver la sélection ou Refuser la sélection.

Confier la boîte en votre absence

1. Ouvrez RH → Paramètres RH → Libre-service et équipe → Délégation.
2. Dans Absent, choisissez le responsable absent. Dans Remplacé par, choisissez le collègue qui le remplace.
3. Réglez Jusqu'au sur le dernier jour du remplacement.
4. Sélectionnez Enregistrer.

Bon à savoir

• Seules les demandes sans mouvement d'argent peuvent être décidées ensemble : congés, lettres, corrections et pointages oubliés. Les avances et les notes de frais se décident une par une.
• L'effet d'une décision : un congé approuvé est inscrit au calendrier et sur la feuille de temps, un échange modifie le planning, un pointage retenu est reporté sur la feuille de temps ou abandonné, un pointage oublié est ajouté à l'heure demandée, une avance est enregistrée pour que la paie la récupère, et une note de frais approuvée est, par défaut, ajoutée à la prochaine paie de la personne.
• Une demande de lettre ou une correction ne change que le statut de la demande ; c'est vous qui rédigez la lettre ou modifiez le dossier. La rédaction de la lettre clôture la demande. Voir Rédiger des lettres et des attestations.
• Une demande en attente depuis plus de Jours avant l'escalade d'une demande (3 par défaut, dans Libre-service et équipe) est signalée et le dirigeant est alerté. 0 signifie jamais.
• Vous pouvez définir jusqu'à trois délégations. Pendant une délégation, le collègue voit la boîte et décide à la place du responsable ; le journal d'activité nomme les deux. Le lendemain de la date Jusqu'au, l'accès prend fin de lui-même.
• Chaque décision est inscrite au journal d'activité.
• La personne voit la réponse sur sa propre page. Voir Utiliser votre propre page RH.