Guarde documentos e acompanhe vencimentos

O RH mantém os documentos de cada pessoa e as licenças e autorizações da organização, com números e datas. O painel de vencimentos e os lembretes indicam o que renovar antes de vencer.

Antes de começar

• Para adicionar documentos, você precisa de Gerenciar RH (cadastros, documentos, afastamentos). Para vê-los e abrir cópias digitais, precisa de Ver cadastros de RH.

Etapas

1. Abra RH → Pessoas e selecione Abrir cadastro no cartão da pessoa.
2. Em Documentos, abra Adicionar documento e escolha o tipo em Documento, por exemplo Passaporte, Visto de residência, Contrato de trabalho ou Carteira de motorista. Para outros, escolha Outro e digite Nome (tipo próprio).
3. Digite o Número e as datas Emissão e Vencimento.
4. Em Cópia digital, escolha foto ou PDF.
5. Selecione Adicionar documento.
6. Para documentos da organização, abra RH → Documentos e use Documentos próprios da empresa da mesma forma (licença comercial, autorizações, locação, registro de veículo).
7. Para ver o que renovar, abra RH → Documentos → Vencendo em breve e filtre por Vencidos ou Em até 30 dias (ou outro intervalo).

Quando um documento for renovado, abra Editar ao lado dele, marque Arquivado (renovado ou não mais necessário), selecione Salvar e adicione o novo documento com as novas datas.

Configure os lembretes

1. Abra RH → Configurações de RH → Lembretes.
2. Em Lembrar este número de dias antes do vencimento, mantenha 90,60,30,7 ou digite seus dias separados por vírgulas.
3. Marque Lembrar também aniversários, aniversários de trabalho e fim de experiência se quiser esses lembretes.
4. Selecione Salvar.

Bom saber

• Cada documento gera um lembrete por intervalo e mais um após vencer. Um documento renovado com nova data reinicia o ciclo.
• Os lembretes chegam ao proprietário pelos alertas do proprietário (no aplicativo, por e-mail ou Telegram, conforme configurado). Se os alertas estiverem desativados, marque Enviar lembretes de RH mesmo com alertas do proprietário desativados, e o RH os envia diretamente. Nada é enviado duas vezes.
• RH → Pessoas lista os lembretes dos últimos dois meses em Lembretes.
• Cópias digitais são criptografadas com a chave própria da organização e nunca ficam em endereço público. Cada abertura é registrada no histórico de atividades.
• Cópias digitais ficam no disco dos nossos servidores, não em um armazenamento separado de arquivos.
• Tipos de documento seguem o país: Emirates ID e cartão de trabalho aparecem nos Emirados Árabes Unidos; identidade nacional e número do seguro social, no Egito.
• Certificados de treinamento (manipulação de alimentos, primeiros socorros, segurança contra incêndio) também são tipos de documento com vencimento.
• Cada pessoa vê seus documentos e um aviso quando um está próximo do vencimento na própria página. Consulte dê a cada pessoa sua página de RH.
• O painel pode ser baixado em Excel ou CSV.