Conservar documentos y controlar vencimientos

RR. HH. conserva los documentos de cada persona y las licencias y permisos de su organización, con sus números y fechas. El panel de vencimientos y los recordatorios indican qué renovar antes de vencer.

Antes de empezar

• Para añadir documentos necesita Gestionar RR. HH. (fichas, documentos, ausencias). Para consultarlos y abrir copias necesita Ver fichas de RR. HH..

Pasos

1. Abra RR. HH. → Personas y seleccione Abrir ficha en la tarjeta.
2. En Documentos, abra Agregar un documento y elija el tipo de Documento, por ejemplo Pasaporte, Visado de residencia, Contrato de trabajo o Licencia de conducir. Para otros, elija Otro y escriba Nombre (tipo propio).
3. Introduzca Número y las fechas Emitido y Vence.
4. En Escaneo, elija una foto o PDF.
5. Seleccione Agregar un documento.
6. Para documentos de la organización, abra RR. HH. → Documentos y use Los documentos propios de la empresa de la misma forma (licencia comercial, permisos, arrendamiento, matriculación de vehículos).
7. Para consultar renovaciones, abra RR. HH. → Documentos → Por vencer y filtre por Vencidos o En 30 días (u otro plazo).

Al renovar, abra Editar junto al documento, marque Archivados (renovados o ya no necesarios), seleccione Guardar y añada el nuevo con sus nuevas fechas.

Configurar recordatorios

1. Abra RR. HH. → Configuración de RR. HH. → Recordatorios.
2. En Recordar estos días antes de que venza un documento, conserve 90,60,30,7 o introduzca sus propios días separados por comas.
3. Marque Recordar también cumpleaños, aniversarios laborales y fin del período de prueba si los desea.
4. Seleccione Guardar.

Conviene saber

• Cada documento genera un recordatorio por plazo y otro al vencer. Un documento renovado con nueva fecha vuelve a empezar.
• Los recordatorios llegan al propietario mediante sus alertas (en la aplicación, por correo o Telegram, según la configuración). Si están desactivadas, marque Enviar recordatorios de RR. HH. aunque las alertas del propietario estén desactivadas para que RR. HH. los envíe directamente. No se duplican.
• RR. HH. → Personas enumera los recordatorios de los últimos dos meses en Recordatorios.
• Las copias se cifran con la clave propia de la organización y nunca tienen dirección pública. Cada apertura queda en el historial de actividad.
• Se conservan en el disco de nuestros servidores, no en un almacenamiento de archivos separado.
• Los tipos dependen del país: identificación emiratí y tarjeta laboral en EAU; identificación nacional y número de seguro social en Egipto.
• Los certificados de formación (manipulación de alimentos, primeros auxilios, seguridad contra incendios) también son documentos con vencimiento.
• Cada persona ve sus documentos y avisos de próximos vencimientos en su página. Consulte Dar a cada persona su página de RR. HH..
• El panel se puede descargar en Excel o CSV.