دستاویزات رکھیں اور ان کی میعاد پر نظر رکھیں

ایچ آر ہر فرد کی دستاویزات، اور آپ کے ادارے کے اپنے لائسنس اور اجازت نامے، ان کے نمبروں اور تاریخوں کے ساتھ رکھتا ہے۔ میعاد کا بورڈ اور یاد دہانیاں بتاتی ہیں کہ ختم ہونے سے پہلے کیا تجدید کرنا ہے۔

شروع کرنے سے پہلے

• دستاویزات شامل کرنے کے لیے آپ کو ایچ آر سنبھالنا (فائلیں، دستاویزات، چھٹی) چاہیے۔ انہیں دیکھنے اور اسکین کھولنے کے لیے ایچ آر فائلیں دیکھنا چاہیے۔

مراحل

1. ایچ آر ← ملازمین کھولیں اور فرد کے کارڈ پر فائل کھولیں منتخب کریں۔
2. دستاویزات میں دستاویز شامل کریں کھولیں اور دستاویز کی قسم چنیں، مثلاً پاسپورٹ، اقامتی ویزا، ملازمت کا معاہدہ یا ڈرائیونگ لائسنس۔ کسی اور چیز کے لیے دیگر چنیں اور نام (اپنی قسم) لکھیں۔
3. نمبر اور اجرا اور میعاد ختم کی تاریخیں لکھیں۔
4. اسکین کے نیچے تصویر یا PDF چنیں۔
5. دستاویز شامل کریں منتخب کریں۔
6. اپنے ادارے کے کاغذات کے لیے ایچ آر ← دستاویزات کھولیں اور اسی طرح ادارے کی اپنی دستاویزات استعمال کریں (تجارتی لائسنس، اجازت نامے، کرایہ داری، گاڑی کی رجسٹریشن)۔
7. یہ دیکھنے کے لیے کہ کیا تجدید کرنا ہے، ایچ آر ← دستاویزات ← جلد ختم کھولیں اور ختم شدہ یا 30 دن کے اندر (یا کوئی اور مدت) سے فلٹر کریں۔

جب کسی دستاویز کی تجدید ہو جائے تو اس کے سامنے ترمیم کھولیں، محفوظ شدہ (تجدید یا اب ضرورت نہیں) پر نشان لگائیں، محفوظ کریں منتخب کریں، اور نئی دستاویز اس کی نئی تاریخوں کے ساتھ شامل کریں۔

یاد دہانیاں طے کریں

1. ایچ آر ← ایچ آر ترتیب ← یاد دہانیاں کھولیں۔
2. دستاویز ختم ہونے سے اتنے دن پہلے یاد دلائیں میں 90,60,30,7 رہنے دیں یا اپنے دن کوما سے الگ کر کے لکھیں۔
3. اگر یہ بھی چاہیے تو سالگرہ، کام کی سالگرہ اور پروبیشن ختم ہونے کی بھی یاد دلائیں پر نشان لگائیں۔
4. محفوظ کریں منتخب کریں۔

جاننے کی باتیں

• ہر دستاویز ہر مدت میں ایک بار یاد دلاتی ہے، اور میعاد ختم ہونے پر ایک بار اور۔ نئی تاریخ والی تجدید شدہ دستاویز پھر سے شروع ہوتی ہے۔
• یاد دہانیاں مالک کو مالک کے الرٹس کے ذریعے پہنچتی ہیں (ایپ میں، ای میل یا Telegram سے، جیسا وہاں طے ہو)۔ اگر مالک کے الرٹس بند ہوں تو اونر الرٹس بند ہونے پر بھی HR یاد دہانیاں بھیجیں پر نشان لگائیں اور ایچ آر انہیں خود بھیجے گا۔ کچھ بھی دو بار نہیں بھیجا جاتا۔
• ایچ آر ← ملازمین میں یاد دہانیاں کے نیچے پچھلے دو مہینوں کی یاد دہانیاں درج ہوتی ہیں۔
• اسکین آپ کے ادارے کی اپنی کلید سے انکرپٹ ہوتے ہیں اور کبھی کسی عوامی پتے پر نہیں ہوتے۔ جب بھی کوئی اسکین کھولتا ہے، یہ سرگرمی کے ریکارڈ میں درج ہوتا ہے۔
• اسکین ہمارے سرورز کی ڈسک پر رکھے جاتے ہیں، کسی الگ فائل اسٹور میں نہیں۔
• دستاویزات کی اقسام آپ کے ملک کے مطابق ہوتی ہیں: UAE میں امارات آئی ڈی اور لیبر کارڈ، مصر میں قومی شناختی کارڈ اور سوشل انشورنس نمبر۔
• تربیت کے سرٹیفکیٹ (فوڈ ہینڈلر، ابتدائی طبی امداد، آگ سے حفاظت) بھی میعاد والی دستاویزات کی اقسام ہیں۔
• ہر فرد اپنی دستاویزات، اور کسی کی میعاد جلد ختم ہونے پر انتباہ، اپنے صفحے پر دیکھتا ہے۔ دیکھیں ہر فرد کو اس کا اپنا ایچ آر صفحہ دیں۔
• بورڈ Excel یا CSV کے طور پر ڈاؤن لوڈ کیا جا سکتا ہے۔