آپ کا ڈیٹا: کاپیاں، پرائیویسی اور ڈیلیٹ کرنا

آپ کے ادارے کے ریکارڈ آپ کے ہیں۔ Kluvan انہیں ہر دوسرے ادارے سے الگ رکھتا ہے، نجی فائلیں انکرپٹ کرتا ہے، آپ جب چاہیں کاپی ڈاؤن لوڈ کرنے دیتا ہے، اور اگر آپ چھوڑ دیں تو سب کچھ ڈیلیٹ کر دیتا ہے۔

آپ کے ریکارڈ کیسے رکھے جاتے ہیں

• الگ۔ ہر ریکارڈ ایک ادارے کا ہوتا ہے، اور ہر درخواست کو درخواست کرنے والے شخص کے ادارے سے ملا کر چیک کیا جاتا ہے۔
• نجی فائلیں انکرپٹ۔ حسابات کے ریکارڈز سے منسلک فائلیں اور ایچ آر کے اسکین آپ کے ادارے کی اپنی کلید سے انکرپٹ ہوتے ہیں، کبھی کسی عوامی پتے پر نہیں رکھے جاتے، اور انہیں کھولنے کا ہر واقعہ درج ہوتا ہے۔

آپ کا ڈیٹا کہاں محفوظ ہوتا ہے

آپ کے ادارے کا ڈیٹا آپ کے اپنے ملک سے باہر کے سرورز پر محفوظ اور پروسیس ہوتا ہے۔ آج یہ یورپی یونین میں Amazon Web Services (AWS)، میلان (اٹلی) میں ہے۔ ہر روز ایک بیک اپ بنتا ہے اور ہر بیک اپ 35 دن تک رکھا جاتا ہے۔

یہ سروسز Kluvan کے لیے ڈیٹا سنبھالتی ہیں (ذیلی پروسیسرز):

• AWS: ہوسٹنگ، ڈیٹا بیس، فائل اسٹوریج اور بیک اپ۔
• Amazon SES: ای میل پہنچانا۔
• Stripe اور Paymob: ادائیگیاں۔
• AI ماڈل فراہم کنندہ: Anthropic، یا OpenAI جہاں آپ کا ادارہ اسے چنے یا آواز سے متن کے لیے۔ صرف AI فیچرز کے لیے، جیسے AI سے پوچھیں، انوائس ریڈر اور فرنٹ ڈیسک، اور صرف تب جب مالک AI چالو کر دے۔
• وہ سروسز جو آپ کا ادارہ خود جوڑتا ہے، مثلاً WhatsApp (Meta) یا Google۔

سروس کی شرائط قبول کر کے آپ کا ادارہ اس اسٹوریج سے اور اپنے ڈیٹا کی اپنے ملک سے باہر منتقلی سے اتفاق کرتا ہے۔

کاپی ڈاؤن لوڈ کریں

یہ صرف مالک کر سکتا ہے۔

1. ترتیبات ← ڈیٹا کھولیں۔
2. تاریخ والے ریکارڈز کے لیے تاریخوں کی حد چنیں، پھر کاپی ڈاؤن لوڈ کریں منتخب کریں۔
3. Kluvan ایک فائل تیار کرتا ہے جس میں آپ کی ترتیبات (پاس ورڈ اور کلیدیں چھپی ہوئی)، تصویروں کے ساتھ پروڈکٹس، گاہک، سپلائر، یوزرز، گاہکوں کے اکاؤنٹ لیجر، سپلائرز کو آپ کی واجب رقم، وصول شدہ ڈیلیوریاں، اخراجات اور اسٹاک کی نقل و حرکت ہوتی ہے۔ آخری ایکسپورٹس میں بنائی گئی کاپیوں کی فہرست ہوتی ہے۔

ہر ایپ اپنے ریکارڈ خود بھی ایکسپورٹ کر سکتی ہے: حسابات کی رپورٹس Excel یا CSV میں، CRM کے سیگمنٹ، ایچ آر سے کسی ملازم کا ذاتی ڈیٹا، اور بہت کچھ۔ حسابات، ایچ آر، پروجیکٹس اور دوسری ایپس کی تفصیلات کے لیے وہی استعمال کریں۔

اکاؤنٹ ڈیلیٹ کریں

یہ صرف مالک ترتیبات ← ڈیٹا پر کر سکتا ہے، براؤزر میں یا Kluvan ایپ میں۔

1. پہلے کاپی ڈاؤن لوڈ کریں۔
2. اکاؤنٹ ڈیلیٹ کریں کے نیچے مجھے معلوم ہے کہ اکاؤنٹ ڈیلیٹ ہو جائے گا پر ٹک کریں اور تصدیق کریں۔
3. ڈیلیٹ ہونا 7 دن بعد ہوتا ہے۔ تب تک آپ اسی صفحے پر اسے منسوخ کر سکتے ہیں۔

ان دنوں کے بعد ادارے کا ہر ریکارڈ، ہر ایپ میں، مٹا دیا جاتا ہے۔

• کیا رکھا جاتا ہے: Kluvan نے آپ کے ادارے کو جو انوائسز جاری کیں اور ان کی ادائیگی کے ریکارڈ، اکاؤنٹنگ کے قانون کے مطابق پانچ سال تک، اور ڈیلیٹ ہونے کا ایک مختصر ریکارڈ۔ بیک اپس 35 دن کے اندر ختم ہو جاتے ہیں۔
• آپ نے اپنے گاہکوں کو جو انوائسز جاری کیں وہ بھی ڈیلیٹ ہو جاتی ہیں۔ اگر آپ کے ملک کا قانون انہیں رکھنا لازمی قرار دیتا ہے تو پہلے انہیں ڈاؤن لوڈ کر لیں۔
• ٹیم کا رکن اپنا یوزر خود ڈیلیٹ نہیں کر سکتا: مالک یا کوئی مینیجر اسے ٹیم ← یوزرز میں بند کرتا ہے۔ اپنا نام اور ای میل ایڈریس بھی ہٹوانے کے لیے، یا اگر آپ سائن ان نہیں کر سکتے، تو اپنے اکاؤنٹ کے ای میل ایڈریس سے hello@kluvan.com پر لکھیں۔
• جن کے پاس ایپ نہیں، ان کے لیے پوری تفصیل: kluvan.com/delete-account۔

جاننے کی باتیں

• چھوڑ جانے والے لوگوں کا ذاتی ڈیٹا ایچ آر میں قانونی مدت پوری ہونے کے بعد ہٹا دیا جاتا ہے: دیکھیں چھوڑ جانے والے کا ذاتی ڈیٹا ایکسپورٹ کریں یا ہٹائیں۔
• کوئی گاہک آپ سے اپنا ڈیٹا مٹانے کو کہہ سکتا ہے؛ جو ایپس گاہکوں کے ریکارڈ رکھتی ہیں، جیسے فرنٹ ڈیسک، درخواست پر گاہک کو مٹا دیتی ہیں۔ دیکھیں گاہک کی پرائیویسی کی درخواست نمٹائیں۔