Traiter la demande de confidentialité d'un client

Un client peut demander une copie de ce que vous détenez sur lui, ou vous demander de le supprimer. Le propriétaire envoie la demande dans Kluvan ; la suppression s'exécute en arrière-plan et ne peut pas être annulée.

Avant de commencer

• Vous devez être le propriétaire.
• Quand la Réception voit un client demander la suppression de ses données, elle ouvre un élément Demande la suppression de ses données sur la page Exceptions de l'Accueil. La suppression reste votre décision.

Étapes

1. Ouvrez Réception → Ce que sait l'Accueil et descendez jusqu’à Demandes de confidentialité.
2. Recherchez le client par son nom, son téléphone ou son e-mail, puis sélectionnez Rechercher.
3. Sélectionnez le client pour inclure toutes ses données, ou l'un de ses dossiers pour inclure uniquement ce dossier.
4. Sous Demande, choisissez Copie de ses données ou Suppression de ses données, et saisissez un Motif.
5. Sélectionnez Envoyer la demande et confirmez. Une suppression ne peut pas être annulée.
6. La demande affiche En attente, En cours, puis Terminé. Pour une copie terminée, sélectionnez Télécharger. Seul le propriétaire peut télécharger le fichier. Conservez-le en lieu sûr et ne le transmettez qu'à la personne autorisée à le recevoir.

Ce que retire une suppression

• Les conversations et dossiers du client avec leurs messages, leurs résumés et ce dont la Réception se souvenait.
• Les fichiers et images qu'il a envoyés, et ce qui en a été lu.
• Le lien entre le client et son numéro WhatsApp ou son e-mail.

Dans la Boîte de réception, la conversation ne subsiste que sous la forme d'une ligne vide marquée Supprimé sur demande : elle disparaît des listes, des compteurs et des recherches, et rien n'y est lisible. Si le client écrit à nouveau, une nouvelle conversation commence.

Bon à savoir

• Ce qui est conservé. "Conservés après une suppression : les enregistrements de crédits, les enregistrements de coûts et le journal d'activité. Ils ne contiennent aucun texte de message."
• La suppression est définitive. Si vos données sont un jour restaurées depuis une sauvegarde, les suppressions sont appliquées à nouveau avant que la Réception n'envoie quoi que ce soit.
• Clients WhatsApp. Effacer ce client sur la page Réception (propriétaire uniquement) effectue la même suppression pour une conversation WhatsApp.
• L'organisation entière se supprime depuis la page du compte, pas ici (fd_privacy_scope). Voir vos données.