Lier des contacts aux clients et fusionner les doublons

Chaque conversation a un contact : la personne ou l'entreprise qui écrit. Kluvan ne lie un contact à une fiche client que si le numéro de téléphone ou l'e-mail correspond à exactement un client ; sinon, c'est vous qui décidez. Quand la même personne apparaît comme deux contacts, fusionnez-les.

Avant de commencer

• Il vous faut Répondre aux clients dans la boîte de réception pour lier ou créer un client, et Assigner et transférer des conversations pour fusionner des contacts.

Étapes

Lier un contact

1. Ouvrez la conversation dans Boîte de réception. Le panneau Contact à droite indique Pas encore lié à une fiche client.
2. Sous Correspondances possibles (jamais liées automatiquement) :, sélectionnez Lier à … sur le bon client.
3. S'il n'y a aucune correspondance, sélectionnez Créer une fiche client. Un client est créé à partir du nom, du téléphone et de l'e-mail du contact.

Fusionner les doublons

1. Ouvrez Boîte de réception et sélectionnez Contacts en double.
2. Lisez chaque paire et la raison de sa présence : même fiche client, même nom ou même téléphone ou e-mail.
3. Sélectionnez Fusionner sur une paire qui correspond à une seule personne.
4. Si vous avez fusionné par erreur, sélectionnez Annuler la fusion dans le message qui apparaît.

Bon à savoir

• Jamais lié en silence. Quand un téléphone ou un e-mail correspond à plus d'un client, Kluvan ajoute une note qui les liste et attend votre décision.
• Ce que fait une fusion. Toutes les conversations, tous les numéros de téléphone et e-mails ainsi que le lien client passent au contact conservé. L'autre reste comme renvoi, pour que les anciens liens fonctionnent toujours.
• Annulation pendant 30 jours. Une fusion peut être annulée pendant 30 jours ; ensuite, elle est définitive.
• Deux fiches clients. Deux contacts liés à deux fiches clients différentes ne peuvent pas être fusionnés ; fusionnez d'abord les clients.
• Le panneau du contact affiche alors les factures, devis, tickets et ordres de travail ouverts du client, selon vos droits.