Boîte de réception

La Boîte de réception réunit les conversations de vos clients en un seul endroit partagé : WhatsApp, e-mail, le chat de votre propre site web et les messages envoyés depuis le portail. Chaque conversation a une équipe et un responsable, des notes internes avec mentions, des délais de réponse et le contact qui l'a lancée. Un clic transforme une conversation en affaire, en devis, en ticket de support, en ordre de travail ou en tâche de recouvrement.

La Réception (IA) travaille dans la Boîte de réception : elle répond aux clients sur WhatsApp, par e-mail et sur le chat de votre site à partir de vos propres réponses, connaissances et enregistrements, prend des réservations et des commandes sur le "oui" du client, et transmet une conversation à votre équipe quand il le faut. Ses réponses sont payées avec des crédits IA. Les dirigeants, les responsables et le personnel qui s'occupe des clients travaillent ici ; la Boîte de réception est reliée à CRM, Comptabilité, Support, Services et maintenance et Recouvrement. La Boîte de réception fait partie de Sales & Customer Care et de Kluvan One.

Certaines parties sont en accès anticipé ou arrivent bientôt : la réception des e-mails à l'adresse d'une équipe, le Se connecter avec Meta en un clic pour WhatsApp, Google Calendar pour les réservations de la Réception et Stripe pour les acomptes de réservation. WhatsApp utilise le propre compte WhatsApp Business de votre organisation chez Meta.

• Activer la boîte de réception et créer les équipesCréez les équipes, leurs canaux, leurs membres et leurs règles d'attribution, puis ajoutez des réponses enregistrées.
• Ajouter le chat web à votre siteProposez un chat sur votre propre site : choisissez son titre, son message d'accueil, son équipe et ce qu'il demande aux visiteurs, puis collez une ligne dans vos pages.
• Recevoir les e-mails des clients dans la boîteAccès anticipéAccès anticipé. Attribuez une adresse à une équipe, transférez-y votre messagerie partagée et répondez dans le même fil.
• Répondre aux conversations dans la Boîte de réceptionTrouvez les conversations par vue, canal ou recherche, répondez dans la fenêtre du canal, utilisez des réponses types, reportez, définissez statut et priorité.
• Assigner, prendre et transférer une conversationPrenez une conversation vous-même, attribuez-la à un collègue ou transmettez-la avec une note pour que la personne suivante sache où en sont les choses.
• Définir les délais de réponse et lire les rapportsFixez les délais de première réponse et des suivantes par priorité, comptez les heures ouvrées et consultez les résultats.
• Ajouter des notes internes et mentionner un collègueÉcrivez sur une conversation des notes que le client ne voit jamais, et mentionnez un collègue pour qu'il soit prévenu et la retrouve dans sa vue Mentions.
• Créer un devis, une affaire ou un ticket depuis un échangeCréez une affaire, un devis brouillon, un ticket, un ordre de travail ou une tâche de recouvrement avec un lien vers la conversation.
• Lier des contacts aux clients et fusionner les doublonsLiez le contact d'une conversation à une fiche client ou créez-en une, et fusionnez les contacts qui sont la même personne, avec annulation pendant 30 jours.
• Répondre aux messages du portail dans la Boîte de réceptionLes messages envoyés depuis votre portail au sujet d'une facture ou d'une commande arrivent comme conversations ; votre réponse retourne au portail.
• Travailler avec la Réception dans la boîteVérifiez les brouillons et les chiffres cités par la Réception, envoyez ou écartez une réponse, puis reprenez ou rendez une conversation.
• Laisser la Réception répondre aux e-mails et au chat webChoisissez le mode IA d'une équipe pour l'e-mail et le chat web, envoyez ou abandonnez les brouillons, et connaissez la limite quotidienne et les expéditeurs non vérifiés.
• Connecter votre numéro WhatsAppConnectez le propre numéro WhatsApp Business de votre organisation chez Meta dans Paramètres → Canaux de l'Accueil, vérifiez-le et activez-le.
• Choisir comment la Réception répondDéfinissez qui répond aux clients WhatsApp (désactivé, brouillons, pilote ou automatique) et découvrez ce que la Réception (IA) fait et ne fait jamais.
• Apprendre vos réponses à la RéceptionDonnez vos réponses et vos notes à la Réception, traitez les questions restées sans réponse et essayez une question.
• Gérer ce que sait la RéceptionAjoutez des sources de connaissances (texte, page web, document), choisissez qui peut lire chacune, publiez des versions, retirez-les et testez une question.
• Publier ou rétablir la configuration de la RéceptionEnregistrez et vérifiez une configuration, publiez-la avec une approbation si nécessaire, ou revenez à une version antérieure.
• Reprendre une conversation WhatsAppMettez la Réception en pause, répondez vous-même au client et rendez la conversation à l'assistant lorsque vous avez terminé.
• Prendre et rendre un transfert de la RéceptionQuand la Réception (IA) transmet un client à votre équipe : trouvez le transfert, prenez-le, répondez, et rendez la conversation à l'assistant.
• Traiter les dossiers de l'équipeLisez le résumé d'un dossier, prenez-le, fixez une échéance, approuvez les actions proposées et clôturez-le.
• Traiter la page Exceptions de l'AccueilVoyez ce qui demande une personne hors d'une conversation : réponses peut-être non reçues, actions et paiements à vérifier, demandes de suppression, acomptes tardifs.
• Prendre des réservations par la RéceptionComment la Réception (IA) propose des créneaux libres, en retient un, ne réserve que sur le oui du client, prend des acomptes, et ce qui se passe si un acompte arrive tard.
• Prendre des commandes par la RéceptionComment la Réception (IA) prépare une commande en ligne à partir de vos produits, ne la passe que sur un nouveau oui du client, et l'informe de son statut.
• Fichiers et images envoyés par les clientsCe que fait la Réception (IA) des images, PDF et messages vocaux envoyés par les clients, les limites de taille et de type, et ce qu'ils coûtent.
• Traiter la demande de confidentialité d'un clientRemettez à un client une copie de ses données ou supprimez-les, pour le client ou un dossier ; ce que signifie Supprimé sur demande et ce qui est conservé.