Choisir comment la Réception répond

La Réception est l'IA de votre Boîte de réception. Elle répond aux clients sur WhatsApp à partir de vos propres réponses et enregistrements, dans la langue du client, et transmet la conversation à votre équipe quand il le faut.

Avant de commencer

• Connectez d'abord WhatsApp. Voir connecter votre numéro WhatsApp.
• Vous devez être le propriétaire ou un responsable.

Étapes

1. Ouvrez Boîte de réception → Paramètres de la Réception.
2. Sous Prêt à, vérifiez ce que la Réception peut faire dès maintenant : Répondre aux questions, Comprendre les messages vocaux, Regarder les images, Prendre des commandes, Prendre des réservations, Envoyer les suivis de commande après 24 heures. Chaque élément qui n'est pas prêt indique ce qui manque.
3. Sous Qui répond, choisissez un mode :
   • Désactivé : personne ne répond ; les messages arrivent toujours dans la boîte de réception.
   • Brouillons : l'assistant rédige, votre équipe envoie.
   • Pilote : automatique pour les numéros que vous indiquez, brouillons pour tous les autres. Saisissez un numéro par ligne sous Numéros pilotes, avec l'indicatif du pays.
   • Automatique : l'assistant répond à tout le monde.
4. Sous Nom et ton, saisissez le Nom de l'assistant, choisissez un Ton (Aimable, Formel ou Concis) et, si vous le souhaitez, un Message de bienvenue.
5. Sélectionnez Enregistrer.

Ce qui se passe avant que la Réception réponde

Certains messages reçoivent une réponse selon des règles fixes, avant que la Réception ne les voie :

• Mots d'arrêt (STOP, désabonnement, un mot d'arrêt dans la langue du client, ou les vôtres sous Mots de désinscription supplémentaires) : le client reçoit une seule confirmation, puis plus rien jusqu'à ce qu'il écrive à nouveau.
• "Une personne, s'il vous plaît" : la conversation va à votre équipe. Voir prendre la main sur une conversation.
• Les salutations, les remerciements, votre adresse et vos heures d'ouverture, les insultes et les tentatives de modifier les instructions de l'assistant reçoivent une réponse fixe.
• Oui / non à une commande ou une réservation en attente : exécutée ou abandonnée selon la règle. La Réception ne peut jamais rien confirmer elle-même.

Bon à savoir

• La fenêtre de 24 heures. WhatsApp n'autorise les réponses libres que dans les 24 heures qui suivent le dernier message du client. Passé ce délai, seul un Modèle de suivi de commande approuvé peut partir, pour le statut d'une commande.
• Les messages vocaux sont transcrits (si c'est configuré). Un message qu'elle ne comprend pas reçoit "J'ai entendu … vouliez-vous dire … ?" au lieu d'une action. L'audio n'est pas conservé.
• Les images sont transmises à la Réception et montrées à votre équipe. Voir fichiers et images envoyés par les clients.
• Commandes et réservations : avec les commandes en ligne activées, elle peut prendre des commandes (vos zones de livraison, frais, minimum et horaires s'appliquent) ; avec Réservations activée, elle peut réserver depuis votre page de réservation en ligne. Les prix et le stock viennent toujours de vos enregistrements. Voir prendre des commandes et prendre des réservations par la Réception.
• Un message dont l'envoi n'est pas sûr n'est jamais renvoyé à l'aveugle ; la boîte de réception affiche Non confirmé avec Renvoyer.
• Limites : le nombre de réponses de l'assistant par jour suit votre formule (définissez un nombre plus bas sous Limites et conservation). Au-delà de la limite, les clients reçoivent une ligne par jour indiquant que l'équipe répondra, et rien n'est mis en pause.
• Crédits IA : les réponses de la Réception sont comptées par blocs de conversation de 8 réponses au plus en 24 heures à un même client. Voir les crédits IA de la Réception.
• Les messages des clients passent par Meta, les réponses viennent du modèle d'Anthropic, et les messages vocaux sont transcrits par OpenAI.
• Dans la Boîte de réception, les messages de la Réception portent la mention IA et ses brouillons attendent une personne ; voir travailler avec la Réception dans la Boîte de réception. Par e-mail et sur le chat web, c'est le mode IA de chaque équipe qui s'applique ; voir laisser la Réception répondre aux e-mails et au chat web.
• Ensuite : apprendre vos réponses à la Réception.