چنیں کہ فرنٹ ڈیسک کیسے جواب دے

فرنٹ ڈیسک آپ کے ان باکس میں AI ہے۔ یہ WhatsApp پر گاہکوں کو آپ کے اپنے جوابات اور ریکارڈز سے، گاہک کی زبان میں، جواب دیتا ہے، اور جب مناسب ہو تو بات چیت آپ کی ٹیم کے حوالے کر دیتا ہے۔

شروع کرنے سے پہلے

• پہلے WhatsApp جوڑیں۔ دیکھیں اپنا WhatsApp نمبر جوڑیں۔
• آپ کو مالک یا منیجر ہونا چاہیے۔

مراحل

1. ان باکس ← فرنٹ ڈیسک کی ترتیبات کھولیں۔
2. تیار ہے کے نیچے دیکھیں کہ فرنٹ ڈیسک ابھی کیا کر سکتا ہے: سوالات کے جواب دینا، وائس نوٹ سمجھنا، تصاویر دیکھنا، آرڈر لینا، بکنگ لینا، 24 گھنٹے بعد آرڈر اپڈیٹ بھیجنا۔ جو چیز تیار نہ ہو وہ بتاتی ہے کہ کیا کمی ہے۔
3. کون جواب دیتا ہے کے نیچے ایک موڈ چنیں:
   • بند: کوئی جواب نہیں دیتا؛ پیغامات پھر بھی ان باکس میں آتے ہیں۔
   • ڈرافٹ: اسسٹنٹ لکھتا ہے، آپ کی ٹیم بھیجتی ہے۔
   • پائلٹ: آپ کے درج کردہ نمبروں کے لیے خودکار، باقی سب کے لیے ڈرافٹ۔ پائلٹ نمبر کے نیچے ہر لائن میں ایک نمبر ملک کے کوڈ کے ساتھ لکھیں۔
   • خودکار: اسسٹنٹ سب کو جواب دیتا ہے۔
4. نام اور لہجہ کے نیچے اسسٹنٹ کا نام لکھیں، لہجہ (دوستانہ، رسمی یا مختصر) چنیں اور، اگر چاہیں، خوش آمدید پیغام لکھیں۔
5. محفوظ کریں منتخب کریں۔

فرنٹ ڈیسک کے جواب سے پہلے کیا ہوتا ہے

کچھ پیغامات کا جواب فرنٹ ڈیسک کے دیکھنے سے پہلے طے شدہ اصولوں سے دیا جاتا ہے:

• روکنے کے الفاظ (STOP، unsubscribe، گاہک کی زبان میں روکنے کا کوئی لفظ، یا پیغامات روکنے کے مزید الفاظ کے نیچے آپ کے اپنے الفاظ): گاہک کو ایک تصدیق ملتی ہے اور جب تک وہ دوبارہ نہ لکھے مزید کچھ نہیں۔
• "کسی فرد سے بات کرائیں": بات چیت آپ کی ٹیم کو جاتی ہے۔ دیکھیں بات چیت سنبھالیں۔
• سلام، شکریہ، آپ کا پتا اور کام کے اوقات، بدزبانی، اور اسسٹنٹ کی ہدایات بدلنے کی کوششوں کا طے شدہ جواب ملتا ہے۔
• انتظار میں موجود آرڈر یا بکنگ پر ہاں / نہیں: اصول کے مطابق پورا کیا جاتا ہے یا چھوڑ دیا جاتا ہے۔ فرنٹ ڈیسک خود کبھی کسی چیز کی تصدیق نہیں کر سکتا۔

جاننے کی باتیں

• 24 گھنٹے کی حد۔ WhatsApp آزاد جوابات کی اجازت صرف گاہک کے آخری پیغام کے 24 گھنٹے کے اندر دیتا ہے۔ اس کے بعد آرڈر کی حالت بتانے کے لیے صرف منظور شدہ آرڈر اپڈیٹ ٹیمپلیٹ جا سکتا ہے۔
• وائس نوٹ تحریر میں بدلے جاتے ہیں (جب یہ سیٹ ہو)۔ جو نوٹ سمجھ نہ آئے اس پر کارروائی کی بجائے "میں نے … سنا، کیا آپ کا مطلب … تھا؟" جاتا ہے۔ آواز نہیں رکھی جاتی۔
• تصویریں فرنٹ ڈیسک کو دی جاتی ہیں اور آپ کی ٹیم کو دکھائی جاتی ہیں۔ دیکھیں گاہکوں کی بھیجی ہوئی فائلیں اور تصویریں۔
• آرڈر اور بکنگ: آن لائن آرڈرز چالو ہوں تو یہ آرڈر لے سکتا ہے (آپ کے ڈیلیوری کے علاقے، فیس، کم از کم رقم اور اوقات لاگو ہوتے ہیں)؛ بکنگ چالو ہو تو یہ آپ کے آن لائن بکنگ صفحے سے بکنگ کر سکتا ہے۔ قیمتیں اور اسٹاک ہمیشہ آپ کے ریکارڈز سے آتے ہیں۔ دیکھیں فرنٹ ڈیسک کے ذریعے آرڈر لیں اور فرنٹ ڈیسک کے ذریعے بکنگ لیں۔
• جس پیغام کے بھیجے جانے کا یقین نہ ہو وہ کبھی آنکھیں بند کر کے دوبارہ نہیں بھیجا جاتا؛ ان باکس تصدیق نہیں ہوئی کے ساتھ دوبارہ بھیجیں دکھاتا ہے۔
• حدود: اسسٹنٹ کے روزانہ جوابات آپ کے پلان کے مطابق ہیں (حدود اور محفوظ رکھنا کے نیچے کم تعداد طے کریں)۔ حد سے آگے گاہکوں کو دن میں ایک سطر ملتی ہے کہ ٹیم جواب دے گی، اور کچھ رکتا نہیں۔
• AI کریڈٹ: فرنٹ ڈیسک کے جوابات گفتگو کے بلاکس میں گنے جاتے ہیں، ایک گاہک کو 24 گھنٹوں میں 8 جوابات تک۔ دیکھیں فرنٹ ڈیسک کے AI کریڈٹ۔
• گاہکوں کے پیغامات Meta سے ہو کر جاتے ہیں، جوابات Anthropic کے ماڈل سے آتے ہیں، اور وائس نوٹ OpenAI تحریر میں بدلتا ہے۔
• ان باکس میں فرنٹ ڈیسک کے پیغامات پر AI کا نشان ہوتا ہے اور اس کے مسودے کسی فرد کا انتظار کرتے ہیں؛ دیکھیں ان باکس میں فرنٹ ڈیسک کے ساتھ کام کریں۔ ای میل اور ویب چیٹ پر اس کی بجائے ہر ٹیم کا AI موڈ لاگو ہوتا ہے؛ دیکھیں فرنٹ ڈیسک کو ای میل اور ویب چیٹ کا جواب دینے دیں۔
• آگے: فرنٹ ڈیسک کو اپنے جوابات سکھائیں۔