ان باکس میں گاہکوں کی ای میل وصول کریں

یہ فیچر ابتدائی رسائی میں ہے: یہ بن چکا اور جانچا جا چکا ہے، لیکن ابھی ہر ادارے کے لیے چالو نہیں ہوا یا ابھی باہر کے پرووائیڈر کے ساتھ آزمایا نہیں گیا۔ اگر آپ اسے آزمانا چاہیں تو WhatsApp پر ہم سے پوچھیں۔

کسی ٹیم کا اپنا آنے والا پتا ہو سکتا ہے۔ جب آپ اپنا مشترکہ میل باکس (مثلاً آپ کی کمپنی کا sales@) اس پر فارورڈ کرتے ہیں تو گاہک کی ہر ای میل ایک بات چیت بن جاتی ہے، جوابات ٹیم کی طرف سے اسی سلسلے میں جاتے ہیں، اور منسلک فائلیں محفوظ رہتی ہیں۔ یہ ابتدائی رسائی ہے: ای میل وصول کرنا ابھی اداروں کے لیے چالو نہیں ہوا، اس لیے ہو سکتا ہے پتا ابھی میل وصول نہ کرے۔

شروع کرنے سے پہلے

• آپ کے پاس ان باکس سیٹ کریں (ٹیمیں، چینل، مہلت) کا اختیار ہونا چاہیے۔
• آپ کو اپنی کمپنی کے میل باکس کی فارورڈنگ ترتیبات تک رسائی چاہیے۔

مراحل

1. ان باکس ← ان باکس کی ترتیبات کھولیں۔
2. ٹیمیں کے نیچے ٹیم کے آنے والی ای میل کا پتا میں ایک نام لکھیں، مثلاً sales۔ یقینی بنائیں کہ چینلز کے نیچے ای میل نشان زد ہے۔
3. محفوظ کریں منتخب کریں۔ خانے کے نیچے کا اشارہ پورا پتا دکھاتا ہے: اپنا مشترکہ پتا … پر فارورڈ کریں۔
4. اپنے میل باکس میں آنے والی میل اس پتے پر فارورڈ کریں۔
5. رکھنا اور خاموش اوقات کے نیچے ای میل جوابات پر نام لکھیں، مثلاً اپنی کمپنی کا نام۔ محفوظ کریں منتخب کریں۔
6. اپنے مشترکہ پتے پر ایک آزمائشی ای میل بھیجیں اور اسے ان باکس میں ای میل کے نیچے تلاش کریں۔

جب آپ ای میل کا جواب دیں

• آپ کا جواب ٹیم کے پتے سے بات چیت کے ٹیگ کے ساتھ جاتا ہے، اس لیے گاہک کا جواب اسی بات چیت میں آتا ہے۔
• گاہک کے جواب کے نیچے پرانے پیغامات کا اقتباس کاٹ دیا جاتا ہے، اس لیے ہر پیغام صرف نئی بات دکھاتا ہے۔
• گاہک کی بھیجی ہوئی منسلک فائلیں (PDF اور تصویریں، 10 MB تک) پیغام کے ساتھ محفوظ رہتی ہیں؛ دوسری فائلیں اس وجہ کے ساتھ درج ہوتی ہیں کہ وہ کیوں محفوظ نہیں ہوئیں۔ جوابات کے ساتھ فائلیں منسلک نہیں ہو سکتیں۔

جاننے کی باتیں

• ایک پتا، ایک ادارہ۔ جو نام کوئی اور ادارہ پہلے سے استعمال کر رہا ہو وہ رد ہو جاتا ہے۔
• نئی ای میل شروع کرنا کسی رابطے کو صرف تب ممکن ہے جب اس نے پہلے آپ کو ای میل کی ہو یا اس کی ای میل کی رضامندی درج ہو۔
• بھیجنے کا تحفظ۔ جو پتا باؤنس ہو چکا ہو اسے کچھ نہیں جاتا، اور پیغام دکھاتا ہے کہ وہ نہیں بھیجا گیا۔
• خودکار جوابات (دفتر سے باہر، نیوز لیٹر) محفوظ رہتے ہیں لیکن فرنٹ ڈیسک کبھی ان کا جواب نہیں دیتا۔
• غیر تصدیق شدہ بھیجنے والا۔ جو ای میل بھیجنے والے کی جانچ (SPF، DKIM یا DMARC) پاس نہ کرے وہ کبھی کسی پرانی بات چیت میں شامل نہیں ہوتی؛ وہ غیر تصدیق شدہ بھیجنے والا کے نشان کے ساتھ ایک نئی بات چیت کھولتی ہے۔ جب تک آپ کو معلوم نہ ہو کہ کس نے لکھا ہے، اکاؤنٹ یا آرڈر کی تفصیلات نہ بتائیں۔
• ایک ہی ای میل دو بار۔ ایک ہی بھیجنے والے کی اسی دن کی بالکل ایک جیسی ای میل ایک بار نظر آتی ہے۔
• فرنٹ ڈیسک (AI) ای میل کے جواب دے سکتا ہے یا ان کے مسودے لکھ سکتا ہے؛ دیکھیں فرنٹ ڈیسک کو ای میل اور ویب چیٹ کا جواب دینے دیں۔
• متعلقہ: بات چیت کا جواب دیں۔