ان باکس میں پورٹل کے پیغامات کا جواب دیں

جب کسی گاہک یا سپلائر کمپنی کا کوئی فرد آپ کے پورٹل میں کسی ریکارڈ (انوائس، آرڈر، پروجیکٹ) پر پیغام لکھتا ہے تو ان باکس کو یہ پورٹل چینل پر ایک بات چیت کے طور پر ملتا ہے، ہر کمپنی اور ریکارڈ کی ایک۔ آپ اس کا جواب کسی بھی دوسری بات چیت کی طرح دیتے ہیں، اور وہ فرد آپ کا جواب پورٹل پر، اسی ریکارڈ پر پڑھتا ہے۔

شروع کرنے سے پہلے

• پورٹل ایپ اور ان باکس دونوں چالو ہونی چاہییں۔ ان باکس کے بغیر پورٹل کے پیغامات صرف پورٹل ← درخواستیں میں رہتے ہیں۔
• آپ کے پاس اپنی ٹیموں کا ان باکس دیکھیں اور ان باکس میں گاہکوں کو جواب دیں کے اختیارات ہونے چاہییں۔

مراحل

1. ان باکس کھولیں۔ پورٹل کا پیغام فہرست میں پورٹل کے نشان کے ساتھ نظر آتا ہے؛ اس کے موضوع میں کمپنی اور ریکارڈ کا نام ہوتا ہے۔
2. بات چیت کھولیں اور پیغام پڑھیں۔
3. اگر یہ کسی کے پاس نہیں تو یہ لیں منتخب کریں۔
4. جواب دیں میں اپنا جواب لکھیں اور بھیجیں منتخب کریں۔ یہ پورٹل پر ریکارڈ کے پیغامات کے سلسلے میں آپ کے نام سے، آپ کی ٹیم کی طرف سے کے نشان کے ساتھ لکھا جاتا ہے۔
5. اگر کسی ساتھی کو مزید جاننا چاہیے تو اندرونی نوٹ شامل کریں؛ نوٹ کبھی پورٹل تک نہیں پہنچتے۔
6. معاملہ طے ہو جائے تو بند کریں منتخب کریں۔ اسی ریکارڈ پر اس فرد کا نیا پیغام اسے دوبارہ کھول دیتا ہے۔
7. کام ختم ہونے پر پورٹل ← درخواستیں میں پیغام پر نمٹ گیا کا نشان لگائیں (دیکھیں پورٹل کی درخواستوں کا جواب دیں)۔

جاننے کی باتیں

• ہر ریکارڈ کی ایک بات چیت۔ ایک ہی کمپنی کی طرف سے ایک ہی انوائس یا آرڈر کے بارے میں ہر پیغام ایک ہی بات چیت میں جڑتا ہے۔
• درخواستوں میں بھی۔ پیغام پورٹل ← درخواستیں میں بھی رہتا ہے، تاکہ پورٹل کی ٹیم اسے دیکھے؛ وہاں نمٹ گیا کا نشان لگانے سے اس فرد کو کچھ نہیں جاتا۔
• کوئی مدت نہیں۔ پورٹل کی بات چیت پر 24 گھنٹے کا اصول نہیں؛ آپ کسی بھی وقت جواب دے سکتے ہیں۔
• صرف متن۔ ان باکس سے جوابات کے ساتھ فائلیں نہیں جاتیں۔
• مہلت اور سونپنا دوسرے چینلوں کی طرح کام کرتے ہیں (دیکھیں جواب کی مہلت طے کریں اور سونپیں اور حوالے کریں)۔
• پورٹل سے بھیجے گئے تنازعات اور وعدے ان باکس کو نہیں بلکہ وصولی کو جاتے ہیں؛ دیکھیں تنازع کھولیں اور حل کریں۔