Inbox-এ পোর্টাল বার্তার উত্তর দিন

গ্রাহক বা সরবরাহকারী প্রতিষ্ঠানের কেউ পোর্টালের কোনো রেকর্ডে (ইনভয়েস, অর্ডার, প্রকল্প) বার্তা লিখলে Inbox তা পোর্টাল চ্যানেলের কথোপকথন হিসেবে পায়, প্রতি প্রতিষ্ঠান ও রেকর্ডের জন্য একটি। অন্য কথোপকথনের মতো উত্তর দেন, এবং ব্যক্তি পোর্টালে সেই রেকর্ডে উত্তর পড়েন।

শুরু করার আগে

• Portal অ্যাপ ও Inbox দুটোই চালু থাকতে হবে। Inbox ছাড়া পোর্টাল বার্তা শুধু Portal → অনুরোধ-এ থাকে।
• আপনার নিজের দলের ইনবক্স দেখা ও ইনবক্সে গ্রাহকদের উত্তর দেওয়া অধিকার দরকার।

ধাপ

1. Inbox খুলুন। পোর্টাল বার্তা তালিকায় পোর্টাল চিহ্নসহ দেখা যায়; বিষয়ে প্রতিষ্ঠান ও রেকর্ডের নাম থাকে।
2. কথোপকথন খুলে বার্তা পড়ুন।
3. কারও দায়িত্বে না থাকলে দায়িত্ব নিন বাছুন।
4. উত্তর-এ লিখে পাঠান বাছুন। পোর্টালে রেকর্ডের বার্তার ধারায় আপনার নামে, আপনার দলের পাঠানো হিসেবে লেখা হয়।
5. সহকর্মীর আরও জানা দরকার হলে অভ্যন্তরীণ নোট যোগ করুন; নোট পোর্টালে পৌঁছায় না।
6. সমাধান হলে বন্ধ করুন বাছুন। একই রেকর্ডে ব্যক্তির নতুন বার্তা আবার খোলে।
7. শেষ হলে Portal → অনুরোধ-এ বার্তাটি সামলানো হয়েছে চিহ্নিত করুন (পোর্টালের অনুরোধের উত্তর দেখুন)।

জেনে রাখুন

• প্রতি রেকর্ডে একটি কথোপকথন। একই প্রতিষ্ঠান থেকে একই ইনভয়েস বা অর্ডারের সব বার্তা এক কথোপকথনে যুক্ত হয়।
• অনুরোধেও থাকে। বার্তা Portal → অনুরোধ-এও থাকে যাতে পোর্টাল দল দেখে; সেখানে সামলানো চিহ্ন দিলে ব্যক্তিকে কিছু পাঠায় না।
• সময়সীমা নেই। পোর্টাল কথোপকথনে 24 ঘণ্টার নিয়ম নেই; যেকোনো সময় উত্তর দিতে পারেন।
• শুধু লেখা। Inbox-এর উত্তরে ফাইল থাকে না।
• সময়সীমা ও দায়িত্ব প্রদান অন্য চ্যানেলের মতো চলে (উত্তরের সময়সীমা ঠিক করুন এবং দায়িত্ব দেওয়া ও হস্তান্তর দেখুন)।
• পোর্টাল থেকে পাঠানো বিরোধ ও প্রতিশ্রুতি Collections-এ যায়, Inbox-এ নয়; বিরোধ খোলা ও নিষ্পত্তি দেখুন।