Front Desk দিয়ে বুকিং নিন

Front Desk গ্রাহকদের জন্য Bookings-এ অ্যাপয়েন্টমেন্ট বুক করতে, সময় বদলাতে ও বাতিল করতে পারে। শুধু সত্যিই ফাঁকা সময় দেয়, বাছা সময় কিছুক্ষণ ধরে রাখে এবং গ্রাহক নতুন বার্তায় “হ্যাঁ” না বলা পর্যন্ত কিছু বুক করে না।

শুরু করার আগে

• সেবা, কর্মী ও খোলার সময়সহ Bookings সেট আপ করে অনলাইন বুকিং চালু করুন। Bookings সেট আপ দেখুন।
• WhatsApp-এ Front desk সেটিংস-এ এখানে বুকিং নিন (অনলাইন বুকিং পাতার নিয়ম প্রযোজ্য) টিক দিন। ওয়েব চ্যাট ও ইমেইলে দলের AI মোডে Front Desk-এর উত্তর দেওয়ার অনুমতি থাকতে হবে (Front Desk-কে ইমেইল ও ওয়েব চ্যাটের উত্তর দিতে দিন দেখুন)।
• অগ্রিমের জন্য সেটিংস → পেমেন্ট-এ সংস্থার পেমেন্ট অ্যাকাউন্ট যুক্ত করুন (সেটিংস → পেমেন্ট দেখুন)।

বুকিং যেভাবে হয়

1. গ্রাহক সময় চান। Front Desk, Bookings থেকে তারিখ ও সময় অঞ্চলসহ ফাঁকা সময় দেয়, যেমন “2026-10-29 23:30 (UTC+03:00)”।
2. গ্রাহক একটি বাছেন। Front Desk সর্বোচ্চ দুই মিনিট ধরে রাখে যাতে এর মধ্যে অন্য কেউ না নেন।
3. Front Desk নিশ্চিতকরণ চায়: “...-এ বুকিং নিশ্চিত করতে YES লিখে উত্তর দিন। আপনি তা না করা পর্যন্ত কিছু বুক হবে না।”
4. গ্রাহক নতুন বার্তায় YES দেন। তখনই Bookings-এ একবার বুকিং লেখা হয় এবং গ্রাহক বুকিং নম্বরসহ “...-এ আপনার বুকিং নিশ্চিত” পান।
5. বুকিং তার স্মরণবার্তাসহ অন্য বুকিংয়ের মতো Bookings-এ দেখা যায়।

অগ্রিম

সেবায় অগ্রিম লাগলে Front Desk আপনার নিজের পেমেন্ট অ্যাকাউন্ট থেকে গ্রাহককে পেমেন্ট লিংক পাঠায়: “...-এ আপনার বুকিং ধরে রাখতে এখানে অগ্রিম দিন: ...”।

• সময়ে পরিশোধ: বুকিং নিশ্চিত হয় এবং তাতে অগ্রিম নথিভুক্ত হয়।
• ধরে রাখার মেয়াদ শেষের পরে পরিশোধ: স্বয়ংক্রিয়ভাবে কিছু বুক হয় না। গ্রাহককে বলা হয় দল ফেরত দেবে বা নতুন সময় ঠিক করবে, এবং Front desk-এর ব্যতিক্রম পাতা ধরে রাখার মেয়াদ শেষের পরে অগ্রিম এসেছে দেখায়। অগ্রিম ফেরত দিন (একই পেমেন্ট প্রদানকারীর মাধ্যমে একবার ফেরত) বাছুন, বা সময় এখনো ফাঁকা হলে আবার বুক করুন।

জেনে রাখুন

• প্রতিবার “হ্যাঁ” লাগে। 10:00-এর হ্যাঁ দিয়ে 11:00-এ বদল নিশ্চিত হয় না; Front Desk আবার জিজ্ঞেস করে (fd_confirmation_stale)। ইমেইলে পুরোনো বার্তা থেকে উদ্ধৃত “হ্যাঁ” গণ্য হয় না।
• ধরে রাখা সময়ের মেয়াদ ফুরোয়। পরে গ্রাহক উত্তর দিলে Front Desk অন্য সময় খোঁজার প্রস্তাব দেয় (fd_hold_expired)।
• ঘড়ির পরিবর্তন। সেদিন নেই এমন সময় প্রত্যাখ্যান করে আগের ও পরের সময় দেওয়া হয়; দুবার ঘটে এমন সময় নিজ নিজ UTC ব্যবধানসহ দুবার দেওয়া হয় (fd_time_not_local)।
• বুকিংয়ের সময় বদল আগে নতুন সময় বুক করে, তারপর পুরোনোটি বাতিল করে। পুরোনোটি বাতিল না হলে গ্রাহকের নতুন সময় থাকে এবং ব্যতিক্রম পাতা বদলানো বুকিংয়ের পুরোনো সময় রয়ে গেছে দেখায়; পুরোনো সময়ের স্মরণবার্তা পাঠায় না।
• সফল হয়েছে কি না অনিশ্চিত? গ্রাহক শুনবেন “আপনার বুকিং হয়েছে কি না আমরা এখনো যাচাই করছি”, সময় আটকানো থাকে এবং Kluvan নিজে আবার পরীক্ষা করে। কিছু দুবার বুক হয় না।
• গ্রাহক কে। Front Desk রেকর্ডে ফোন বা ইমেইল দিয়ে গ্রাহক খোঁজে, কখনো নাম দিয়ে নয়, বা গ্রাহক তৈরি করে। বিদ্যমান বুকিং বদলাতে বা বাতিল করতে চ্যানেল নিশ্চিত করতে পারে এমন গ্রাহক দরকার।
• Bookings-এ আটকানো গ্রাহক Front Desk দিয়ে বুক করতে পারেন না: দলের সদস্য সাহায্য করবেন বলা হয় এবং কথোপকথন দলের কাছে যায়।
• পেমেন্ট প্রদানকারী। অগ্রিম সেটিংস → পেমেন্ট-এ যুক্ত অ্যাকাউন্ট (বর্তমানে Paymob) দিয়ে চলে। Stripe প্রাথমিক প্রবেশাধিকারে আছে এবং Kluvan-এর Stripe সংযোগ খুললে সেখানে দেখা যাবে।
• Google Calendar শিগগির আসছে। Google Calendar থেকে কর্মীদের ব্যস্ত সময় পড়া ও তাতে Front Desk বুকিং লেখার ব্যবস্থা তৈরি, তবে এখনো উপলব্ধ নয়: Kluvan-এর Google সাইন-ইন এখনো খোলা বাকি।