উত্তরের সময়সীমা ঠিক করুন ও Inbox রিপোর্ট পড়ুন

উত্তরের সময়সীমা (SLA) বলে কত তাড়াতাড়ি গ্রাহক উত্তর পাবেন। Kluvan সময় গোনে, ফুরোনোর আগে দায়িত্বপ্রাপ্তকে সতর্ক করে ও পেরোলে দলনেতাকে জানায়, যাতে কাউকে ভুলে অপেক্ষায় রাখা না হয়।

শুরু করার আগে

• সময়সীমা বদলাতে ইনবক্স সেট আপ (দল, চ্যানেল, সময়সীমা) লাগে। Inbox আছে এমন সবাই কথোপকথনে তা দেখেন।

ধাপ

1. Inbox → ইনবক্স সেটিংস খুলে উত্তরের সময়সীমা ও কাজের সময় পর্যন্ত যান।
2. মানক নীতিতে প্রতি অগ্রাধিকারে (কম, সাধারণ, উচ্চ, জরুরি) প্রথম উত্তর এর মধ্যে (মিনিট) ও পরের উত্তর এর মধ্যে (মিনিট) লিখুন।
3. সময়ের এই ভাগ ব্যবহারে সতর্ক করুন (%) দিন, যেমন 80।
4. কাজের বাইরে ঘড়ি থামাতে শুধু কাজের সময় গুনুন টিক দিন।
5. কাজের সময়-এ কর্মদিবস টিক দিয়ে থেকে ও পর্যন্ত দিন। কোনো দিন টিক না থাকা মানে দেশের সাপ্তাহিক ছুটি বাদে প্রতিদিন।
6. দেশের সরকারি ছুটি বন্ধের দিন টিক দিয়ে অন্য ছুটির দিন যোগ করুন (প্রতি লাইনে একটি তারিখ, yyyy-mm-dd)।
7. সংরক্ষণ বাছুন।
8. দল-এ উত্তরের সময়সীমা-তে দলের নীতি ও দলনেতা (লঙ্ঘন জানানো হয়) বাছুন।

কথোপকথনে

• বাকি সময়সহ উত্তর দিতে হবে, শিগগির উত্তর দিতে হবে, উত্তর দেরি হয়েছে বা ঘড়ি থামানো দেখায়।
• দৃশ্যের শিগগির সময়সীমা লঙ্ঘন সময়সীমার কাছের কথোপকথন দেখায়।
• গ্রাহকের বার্তায় ঘড়ি শুরু ও আপনার উত্তরে থামে। গ্রাহকের অপেক্ষায় বা স্থগিত থাকলে বিরতি নেয়; আবার লিখলে আগের জায়গা থেকে চলে।
• অগ্রাধিকার বদলালে চলমান সময়সীমা শুরু থেকে আবার মাপা হয়।

রিপোর্ট পড়ুন

1. Inbox খুলে রিপোর্ট বাছুন।
2. থেকে ও পর্যন্ত বেছে দেখান বাছুন।
3. প্রতি লাইন (সব, প্রতি চ্যানেল, প্রতি দায়িত্বপ্রাপ্ত) পড়ুন: কথোপকথন, প্রথম উত্তর (মধ্যক, মিনিট), সমাধান (মধ্যক, মিনিট) ও সময়সীমা পার। ডাউনলোডে CSV বাছুন।

জেনে রাখুন

• আগে সতর্ক, তারপর একবার খবর। সতর্কতার ভাগে দায়িত্বপ্রাপ্ত (বা দলনেতা) বিজ্ঞপ্তি ও আজ-এ বিষয় পান। সময়সীমা পেরোনোর খবর দলনেতা ও দায়িত্বপ্রাপ্তকে একবার যায়, দুটি সার্ভার হলেও।
• রিপোর্টের সময় গ্রাহকের অপেক্ষার অতিবাহিত মিনিট।
• ছুটির দিন সংস্থার সময় অঞ্চল এবং দেশের সাপ্তাহিক ও সরকারি ছুটি ব্যবহার করে।
• সম্পর্কিত: কথোপকথনের উত্তর দিন।