ইনবক্স থেকে দলের কেসে কাজ করুন

Front Desk দলকে কিছু দিলে সংক্ষিপ্ত বিবরণসহ কেস খোলে, যাতে যিনি নেন তাঁকে পুরো কথোপকথন পড়তে না হয়।

শুরু করার আগে

• মালিক, ব্যবস্থাপক বা বাকি: কার কাছে পাওনা, পেমেন্ট নথিভুক্ত অধিকার লাগে।

ধাপ

1. Inbox → Front desk খুলুন।
2. কেস ফিল্টার বাছুন। খোলা কেস আগে আসে।
3. কেসের কথোপকথন খুলুন। ধরন, যেমন দলকে দেওয়া বা ফিরতি ফোন, ও অবস্থা দেখায়।
4. বিবরণ পড়ুন: সারাংশ, তথ্য, ভিত্তির বার্তা, আগে চেষ্টা করা এবং প্রস্তাবিত কাজ (কেউ না করা পর্যন্ত কিছু হয় না)।
5. দায়িত্ব নিন বাছুন। অবস্থা কেউ নিয়েছেন হয়। কথোপকথনে কর্মীর উত্তরও নেয়।
6. সময়সীমা দিতে নির্ধারিত-তে দিন ও সময় বেছে সেট করুন বাছুন।
7. প্রস্তাবিত কাজে সম্মত হলে অনুমোদন, করে ফেললে সম্পন্ন চিহ্নিত করুন বাছুন।
8. দলের জন্য নোট লিখে যোগ বাছুন।
9. উত্তরের অপেক্ষায় গ্রাহকের অপেক্ষায় বাছুন।
10. সমাধান হলে কেস বন্ধ করুন, ফিরে এলে আবার খুলুন বাছুন।

কেসের ধরন

জেনে রাখুন

• জরুরি শুধু গ্রাহকের নিজের কথায় জরুরি বোঝালে হয়।
• Front Desk প্রস্তাবিত কাজ করে না। অনুমোদন বা সম্পন্ন চিহ্ন নথিভুক্ত করে; দল কাজ করে।
• গ্রাহকের পরের বার্তা খোলা কেসে যুক্ত হয়।
• স্মরণবার্তা: Front desk সেটিংসের হস্তান্তরের মিনিট পরে মালিক সতর্কতা পান, কেউ না নিলে দুই ঘণ্টা পরে আরেকটি। শুধু মালিকের সতর্কতা হিসেবে মালিককে যায়।
• কেস বন্ধ করলে সহকারী জাগে না। কথোপকথনে সহকারীকে ফেরত দিন বাছুন। কথোপকথনের দায়িত্ব নিন দেখুন।
• নিজের তথ্য মুছতে চায়: এই গ্রাহক মুছুন বা গোপনীয়তার অনুরোধে মোছা মালিকের সিদ্ধান্ত। গ্রাহকের গোপনীয়তার অনুরোধ সামলান দেখুন।
• হস্তান্তরিত কেস নেওয়া হস্তান্তরের দাবি: একজনই পান। হস্তান্তর নিন ও ফেরত দিন দেখুন।
• কথোপকথনের বাইরের বিষয় (হয়তো না পৌঁছানো বার্তা, পরীক্ষার বুকিং, দেরির অগ্রিম) Front desk-এর ব্যতিক্রম পাতায়।
• ব্যবস্থাপক কেসকে Desk-এর সহায়তা টিকিট করতে পারেন। Front Desk কেস আমদানি দেখুন।