ان باکس سے ٹیم کیسز پر کام کریں

جب فرنٹ ڈیسک کوئی معاملہ آپ کی ٹیم کو دیتا ہے تو وہ ایک مختصر خلاصے کے ساتھ کیس کھولتا ہے، تاکہ جو بھی اسے اٹھائے اسے پوری بات چیت نہ پڑھنی پڑے۔

شروع کرنے سے پہلے

• آپ کو مالک یا منیجر ہونا چاہیے، یا آپ کے پاس ادھار: کس پر کتنا باقی ہے، ادائیگیاں درج کریں کا اختیار ہو۔

مراحل

1. ان باکس ← فرنٹ ڈیسک کھولیں۔
2. کیس کا فلٹر منتخب کریں۔ کھلے کیسز پہلے درج ہوتے ہیں۔
3. کسی کیس کی بات چیت کھولیں۔ کیس اپنی قسم دکھاتا ہے، مثلاً ٹیم کو سونپی گئی یا واپسی کال، اور اپنی حالت۔
4. خلاصہ پڑھیں: مختصر بیان، حقائق، وہ پیغامات جن پر یہ مبنی ہے، پہلے آزمایا گیا، اور تجویز کردہ اقدامات (جب تک کوئی کرے نہیں، کچھ نہیں ہوتا)۔
5. لے لیں منتخب کریں۔ حالت کسی نے لے لیا ہو جاتی ہے۔ بات چیت پر عملے کا جواب بھی اسے لے لیتا ہے۔
6. مقررہ وقت طے کرنے کے لیے کب تک کے نیچے دن اور وقت چنیں اور طے کریں منتخب کریں۔
7. کسی تجویز کردہ اقدام سے اتفاق کے لیے منظور کریں منتخب کریں؛ جب آپ اسے کر لیں تو مکمل نشان لگائیں منتخب کریں۔
8. ٹیم کے لیے نوٹ شامل کریں اور شامل کریں منتخب کریں۔
9. جواب کا انتظار کرتے ہوئے گاہک کا انتظار منتخب کریں۔
10. معاملہ طے ہو جائے تو کیس بند کریں منتخب کریں۔ اگر یہ واپس آئے تو دوبارہ کھولیں منتخب کریں۔

کیس کی اقسام

جاننے کی باتیں

• فوری صرف تب لگایا جاتا ہے جب گاہک کے اپنے الفاظ سے جلدی ظاہر ہو۔
• تجویز کردہ اقدامات فرنٹ ڈیسک کبھی خود نہیں کرتا۔ کسی اقدام کو منظور کرنا یا مکمل نشان لگانا اسے درج کرتا ہے؛ کام آپ کی ٹیم کرتی ہے۔
• گاہک کے بعد کے پیغامات کھلے کیس سے منسلک ہو جاتے ہیں۔
• یاد دہانیاں: مالک کو فرنٹ ڈیسک کی ترتیبات میں طے کردہ حوالگی کے منٹوں کے بعد ایک الرٹ ملتا ہے، اور اگر کسی نے کیس نہ لیا ہو تو دو گھنٹے بعد دوسرا۔ یاد دہانیاں مالک کے الرٹ کے طور پر صرف مالک تک پہنچتی ہیں۔
• کیس بند کرنے سے اسسٹنٹ کبھی نہیں جاگتا۔ اس کے لیے بات چیت پر اسسٹنٹ کو واپس دیں منتخب کریں۔ دیکھیں بات چیت سنبھالیں۔
• اپنا ڈیٹا حذف کرنے کی درخواست: مٹانے کا فیصلہ مالک ہی کا رہتا ہے، اس گاہک کا ڈیٹا مٹائیں یا رازداری کی درخواست کے ذریعے۔ دیکھیں گاہک کی رازداری کی درخواست نمٹائیں۔
• حوالے کیا گیا کیس لینا حوالگی کو لینا ہے: یہ صرف ایک فرد کو ملتا ہے۔ دیکھیں فرنٹ ڈیسک کی حوالگی لیں اور واپس دیں۔
• جو چیزیں کسی بات چیت کے بارے میں نہیں (ایسا پیغام جو شاید نہ پہنچا ہو، جانچنے والی بکنگ، دیر سے آیا ڈپازٹ) وہ فرنٹ ڈیسک کے مسائل کے صفحے پر ہوتی ہیں۔
• منیجر کسی کیس کو ڈیسک میں سپورٹ ٹکٹ بنا سکتا ہے۔ دیکھیں فرنٹ ڈیسک کا کیس امپورٹ کریں۔