ان باکس

ان باکس آپ کے گاہکوں کی بات چیت ایک مشترکہ جگہ پر لاتا ہے: WhatsApp، ای میل، آپ کی اپنی ویب سائٹ کی چیٹ اور وہ پیغامات جو لوگ پورٹل سے بھیجتے ہیں۔ ہر بات چیت کی ایک ٹیم اور ایک ذمہ دار ہوتا ہے، مینشن کے ساتھ اندرونی نوٹ، جواب کی مہلت، اور اس کے پیچھے کا رابطہ۔ ایک کلک سے بات چیت ڈیل، کوٹیشن، سپورٹ ٹکٹ، ورک آرڈر یا وصولی کے کام میں بدل جاتی ہے۔

فرنٹ ڈیسک (AI) ان باکس کے اندر کام کرتا ہے: یہ WhatsApp، ای میل اور آپ کی ویب سائٹ کی چیٹ پر گاہکوں کو آپ کے اپنے جوابات، معلومات اور ریکارڈز سے جواب دیتا ہے، گاہک کی "ہاں" پر بکنگ اور آرڈر لیتا ہے، اور جب مناسب ہو تو بات چیت آپ کی ٹیم کے حوالے کر دیتا ہے۔ اس کے جوابات کی ادائیگی AI کریڈٹ سے ہوتی ہے۔ مالکان، منیجر اور گاہکوں کو سنبھالنے والا عملہ یہاں کام کرتا ہے؛ ان باکس CRM، حسابات، ڈیسک، خدمات اور دیکھ بھال اور وصولی سے جڑا ہے۔ ان باکس Sales & Customer Care اور Kluvan One میں شامل ہے۔

کچھ حصے ابتدائی رسائی میں ہیں یا جلد آ رہے ہیں: ٹیم کے پتے پر ای میل وصول کرنا، WhatsApp کے لیے ایک کلک والا Meta کے ساتھ سائن اِن کریں، فرنٹ ڈیسک کی بکنگز کے لیے Google Calendar، اور بکنگ کے ڈپازٹ کے لیے Stripe۔ WhatsApp، Meta کے ساتھ آپ کے ادارے کا اپنا WhatsApp Business اکاؤنٹ استعمال کرتا ہے۔

• ان باکس چالو کریں اور ٹیمیں بنائیںان باکس چالو کریں، اراکین، چینلز اور روٹنگ الفاظ کے ساتھ ٹیمیں بنائیں، نئی بات چیت سونپنے کا طریقہ چنیں اور تیار جوابات شامل کریں۔
• اپنی ویب سائٹ پر ویب چیٹ لگائیںاپنی ویب سائٹ پر چیٹ دیں: اس کا عنوان، سلام کا پیغام، ٹیم اور وزیٹر سے کیا پوچھنا ہے چنیں، پھر اپنے صفحات میں ایک لائن چسپاں کریں۔
• ان باکس میں گاہکوں کی ای میل وصول کریںابتدائی رسائیابتدائی رسائی۔ ٹیم کو آنے والی ای میل کا پتا دیں، اپنا مشترکہ میل باکس اس پر فارورڈ کریں، اور ان باکس سے اسی سلسلے میں ای میلز کا جواب دیں۔
• ان باکس میں بات چیت کا جواب دیںویو، چینل یا تلاش سے بات چیت ڈھونڈیں، چینل کی مدت کے اندر جواب دیں، تیار جوابات استعمال کریں، مؤخر کریں، حالت اور ترجیح طے کریں۔
• بات چیت لیں، سونپیں اور حوالے کریںبات چیت خود لیں، کسی ساتھی کو سونپیں، یا نوٹ کے ساتھ حوالے کریں تاکہ اگلے فرد کو معلوم ہو کہ معاملہ کہاں تک پہنچا ہے۔
• جواب کی مہلت طے کریں اور ان باکس کی رپورٹس پڑھیںچنیں کہ ہر ترجیح پر پہلا اور اگلا جواب کتنی جلدی ملنا چاہیے، صرف کام کے اوقات گنیں، اور دیکھیں کس نے وقت پر جواب دیا۔
• اندرونی نوٹ لکھیں اور کسی ساتھی کو مینشن کریںبات چیت پر ایسے نوٹ لکھیں جو گاہک کبھی نہیں دیکھتا، اور کسی ساتھی کو مینشن کریں تاکہ اسے اطلاع ملے اور وہ اسے اپنے مینشنز کے ویو میں پائے۔
• بات چیت کو ڈیل، کوٹیشن، ٹکٹ یا کام میں بدلیںبات چیت سے لیڈ یا ڈیل، کوٹیشن کا مسودہ، سپورٹ ٹکٹ، ورک آرڈر یا وصولی کا کام بنائیں، دونوں طرف سے منسلک۔
• رابطوں کو گاہکوں سے منسلک کریں اور دہرائے گئے رابطے ضم کریںبات چیت کے رابطے کو گاہک کے ریکارڈ سے منسلک کریں یا نیا بنائیں، اور ایک ہی فرد کے رابطے ضم کریں، 30 دن تک واپسی کے ساتھ۔
• ان باکس میں پورٹل کے پیغامات کا جواب دیںلوگ آپ کے پورٹل سے کسی انوائس یا آرڈر کے بارے میں جو پیغام بھیجتے ہیں وہ ان باکس میں بات چیت بن کر آتے ہیں؛ آپ کا جواب پورٹل پر واپس جاتا ہے۔
• ان باکس میں فرنٹ ڈیسک کے ساتھ کام کریںدیکھیں فرنٹ ڈیسک (AI) کہاں جواب دیتا ہے، اس کے مسودے بھیجیں یا رد کریں، اس کے بتائے اعداد جانچیں، بات چیت سنبھالیں اور واپس دیں۔
• فرنٹ ڈیسک کو ای میل اور ویب چیٹ کا جواب دینے دیںای میل اور ویب چیٹ کے لیے ٹیم کا AI موڈ چنیں، مسودے بھیجیں یا رد کریں، اور AI ای میل جوابات کی یومیہ حد اور غیر تصدیق شدہ بھیجنے والوں کو جانیں۔
• اپنا WhatsApp نمبر جوڑیںMeta سے اپنے ادارے کا اپنا WhatsApp Business نمبر ترتیبات ← فرنٹ ڈیسک چینل میں جوڑیں، اسے جانچیں اور چالو کریں۔
• چنیں کہ فرنٹ ڈیسک کیسے جواب دےطے کریں کہ WhatsApp گاہکوں کو کون جواب دے (بند، ڈرافٹ، پائلٹ یا خودکار) اور جانیں کہ فرنٹ ڈیسک (AI) کیا کرتا ہے اور کیا کبھی نہیں کرتا۔
• فرنٹ ڈیسک کو اپنے جوابات سکھائیںفرنٹ ڈیسک (AI) کو اپنے عام سوالات کے جوابات اور نوٹس دیں، جن سوالوں کا وہ جواب نہ دے سکا ان کا جواب دیں، اور کوئی سوال آزمائیں۔
• طے کریں کہ فرنٹ ڈیسک کیا جانتا ہےمعلومات کے ذرائع (متن، ویب پیج، دستاویز) شامل کریں، چنیں کہ ہر ایک کون پڑھ سکتا ہے، ورژن شائع کریں، انہیں بند کریں اور کوئی سوال آزمائیں۔
• فرنٹ ڈیسک کا سیٹ اپ شائع کریں اور واپس لیںفرنٹ ڈیسک کے بکنگ اور حوالگی کے طریقے کا سیٹ اپ ورژن محفوظ کریں، اسے چیک کریں، شائع کریں، پچھلے ورژن پر واپس جائیں، اور پہلے منظوری مانگیں۔
• WhatsApp بات چیت سنبھالیںفرنٹ ڈیسک (AI) کو روکیں، گاہک کو خود جواب دیں، اور کام ختم ہونے پر بات چیت واپس دے دیں۔
• فرنٹ ڈیسک کی حوالگی لیں اور واپس دیںجب فرنٹ ڈیسک (AI) کوئی گاہک آپ کی ٹیم کے حوالے کرے: حوالگی تلاش کریں، اسے لیں، جواب دیں، اور بات چیت اسسٹنٹ کو واپس دیں۔
• ان باکس سے ٹیم کیسز پر کام کریںکیس کا خلاصہ پڑھیں، اسے لیں، مقررہ وقت طے کریں، تجویز کردہ اقدامات منظور کریں اور اسے بند کریں؛ یاد دہانیاں مالک تک پہنچتی ہیں۔
• فرنٹ ڈیسک کے مسائل کے صفحے پر کام کریںدیکھیں کہ بات چیت سے باہر کس چیز کو کسی فرد کی ضرورت ہے: جوابات جو شاید نہ پہنچے ہوں، جانچنے کے اقدامات اور ادائیگیاں، حذف کی درخواستیں، دیر سے آئے ڈپازٹ۔
• فرنٹ ڈیسک کے ذریعے بکنگ لیںفرنٹ ڈیسک (AI) کیسے خالی اوقات پیش کرتا ہے، ایک وقت روکتا ہے، صرف گاہک کی ہاں پر بک کرتا ہے، ڈپازٹ لیتا ہے، اور ڈپازٹ دیر سے آئے تو کیا ہوتا ہے۔
• فرنٹ ڈیسک کے ذریعے آرڈر لیںفرنٹ ڈیسک (AI) کیسے آپ کی مصنوعات سے آن لائن آرڈر تیار کرتا ہے، اسے صرف گاہک کی نئی ہاں پر درج کرتا ہے، اور انہیں اس کی حالت بتاتا ہے۔
• گاہکوں کی بھیجی ہوئی فائلیں اور تصویریںگاہکوں کی بھیجی ہوئی تصویروں، PDF اور وائس نوٹس کے ساتھ فرنٹ ڈیسک (AI) کیا کرتا ہے، سائز اور قسم کی حدیں، اور ان کی لاگت۔
• گاہک کی رازداری کی درخواست نمٹائیںگاہک کو اس کے ڈیٹا کی کاپی دیں یا اسے حذف کریں، پورے گاہک یا ایک کیس کے لیے؛ "درخواست پر حذف کیا گیا" کا مطلب اور کیا رکھا جاتا ہے۔