فرنٹ ڈیسک کو ای میل اور ویب چیٹ کا جواب دینے دیں

ای میل اور آپ کی ویب سائٹ کی چیٹ پر فرنٹ ڈیسک (AI) ہر ٹیم کے AI موڈ (ای میل، ویب چیٹ) پر چلتا ہے۔ یہ آپ کی شائع شدہ معلومات اور ریکارڈز سے جواب دیتا ہے، آپ کی ٹیم کے لیے مسودے لکھتا ہے، یا بند رہتا ہے، اور جب کسی فرد کی ضرورت ہو تو بات چیت آپ کی ٹیم کے حوالے کر دیتا ہے۔ WhatsApp پر فرنٹ ڈیسک اس کی بجائے فرنٹ ڈیسک کی ترتیبات پر چلتا ہے (دیکھیں چنیں کہ فرنٹ ڈیسک کیسے جواب دے)۔

شروع کرنے سے پہلے

• آپ کے پاس ان باکس سیٹ کریں (ٹیمیں، چینل، مہلت) کا اختیار ہونا چاہیے۔
• پہلے ویب چیٹ یا کسی ٹیم کا آنے والی ای میل کا پتا سیٹ کریں۔
• فرنٹ ڈیسک کو جواب دینے کے لیے کچھ دیں: طے کریں کہ فرنٹ ڈیسک کیا جانتا ہے۔

مراحل

1. ان باکس ← ان باکس کی ترتیبات کھولیں۔
2. ٹیمیں کے نیچے وہ ٹیم تلاش کریں جو ویب چیٹ یا ای میل کے پتے کا جواب دیتی ہے۔
3. اس کا AI موڈ (ای میل، ویب چیٹ) چنیں:
   • بند: فرنٹ ڈیسک جواب نہیں دیتا؛ آپ کی ٹیم دیتی ہے۔
   • مسودے، جو کوئی شخص بھیجے: فرنٹ ڈیسک بات چیت پر ایک AI مسودہ لکھتا ہے؛ کوئی فرد اسے بھیجتا یا رد کرتا ہے۔
   • آسان سوالوں کے جواب یا اپنی حد میں جواب: فرنٹ ڈیسک گاہک کو خود جواب دیتا ہے، آپ کی شائع شدہ معلومات اور ریکارڈز سے، آپ کے شائع شدہ سیٹ اپ کی حدود میں، اور باقی ٹیم کے حوالے کر دیتا ہے۔ جو گاہک کسی فرد کو مانگے وہ سیدھا ٹیم کو جاتا ہے۔
4. محفوظ کریں منتخب کریں۔

آپ ان باکس میں کیا دیکھتے ہیں

• جن بات چیت میں فرنٹ ڈیسک کام کرتا ہے ان پر اس کے موڈ کے ساتھ یہاں AI فرنٹ ڈیسک کام کر رہا ہے کی پٹی ہوتی ہے، اور اس کے پیغامات پر AI کا نشان ہوتا ہے۔
• مسودے کے موڈ میں AI مسودہ پڑھیں، ضرورت ہو تو بدلیں اور بھیجیں منتخب کریں، یا اسے رد کریں۔
• خود جواب دینے کے لیے بات چیت سنبھالیں منتخب کریں۔ فرنٹ ڈیسک تب تک خاموش رہتا ہے جب تک کوئی اسسٹنٹ کو واپس دیں منتخب نہ کرے۔ دیکھیں فرنٹ ڈیسک کی حوالگی لیں اور واپس دیں۔

جاننے کی باتیں

• کئی پیغامات، ایک جواب۔ جب گاہک لگاتار چند پیغامات بھیجے تو فرنٹ ڈیسک ایک لمحہ انتظار کرتا ہے اور سب کا جواب ایک ساتھ دیتا ہے۔
• AI ای میل جوابات کی یومیہ حد۔ فرنٹ ڈیسک ایک دن میں (آپ کے ادارے کے مقامی دن کے مطابق) 200 تک AI ای میل جوابات بھیجتا ہے۔ اس کے بعد نئی ای میلز آپ کی ٹیم کو جاتی ہیں، اور منیجرز کو اس دن ایک اطلاع ملتی ہے: "فرنٹ ڈیسک آج کی ای میل جوابات کی حد تک پہنچ گیا ہے، اس لیے نئی ای میلز آپ کی ٹیم کو جائیں گی"۔ گاہک کو معمول کی مختصر رسید پھر بھی جاتی ہے۔
• خودکار رسیدیں۔ جب کوئی ای میل ٹیم کو جاتی ہے تو گاہک کو ایک مختصر رسید ملتی ہے، جس پر خودکار جواب کا نشان ہوتا ہے۔ ہر بات چیت کو دن میں زیادہ سے زیادہ ایک، اور ہر پتے کو دن میں زیادہ سے زیادہ تین ملتی ہیں۔ دفتر سے باہر کی میل اور نیوز لیٹر کا کبھی جواب نہیں دیا جاتا۔
• غیر تصدیق شدہ بھیجنے والا۔ جو ای میل بھیجنے والے کی جانچ (SPF، DKIM یا DMARC) پاس کیے بغیر آئے وہ کبھی کسی پرانی بات چیت میں شامل نہیں ہوتی، چاہے اس کا موضوع ملتا ہو۔ وہ غیر تصدیق شدہ بھیجنے والا کے نشان کے ساتھ ایک نئی بات چیت کھولتی ہے۔ جب تک آپ کو معلوم نہ ہو کہ کس نے لکھا ہے، اکاؤنٹ یا آرڈر کی تفصیلات نہ بتائیں۔
• "ہاں" تبھی گنی جاتی ہے جب نئی ہو۔ بکنگ یا آرڈر صرف گاہک کے اپنے نئے پیغام پر آگے بڑھتا ہے؛ کسی پرانی ای میل سے اقتباس کی گئی "ہاں" کو کبھی تصدیق نہیں مانا جاتا۔
• AI کریڈٹ۔ فرنٹ ڈیسک کے بھیجے گئے جوابات آپ کے AI کریڈٹ میں گنے جاتے ہیں۔ دیکھیں فرنٹ ڈیسک کے AI کریڈٹ۔
• ٹیم کے پتے پر ای میل وصول کرنا ابتدائی رسائی میں ہے؛ دیکھیں گاہکوں کی ای میل وصول کریں۔