دع الاستقبال يرد على البريد والدردشة على الموقع

على البريد الإلكتروني والدردشة على موقعك، يتبع الاستقبال (الذكاء الاصطناعي) وضع الذكاء الاصطناعي (البريد، الدردشة) لكل فريق. فهو يرد من معرفتك المنشورة وسجلاتك، أو يكتب مسودات لفريقك، أو يبقى متوقفًا، ويحوّل المحادثة إلى فريقك عندما يلزم شخص. أما على WhatsApp فيتبع الاستقبال إعدادات الاستقبال بدلًا من ذلك (انظر اختر طريقة رد الاستقبال).

قبل أن تبدأ

• تحتاج إلى صلاحية إعداد صندوق المحادثات (الفرق والقنوات والمهل).
• أعدّ أولًا الدردشة على الموقع أو عنوان البريد الوارد للفريق.
• أعطِ الاستقبال ما يرد منه: أدِر ما يعرفه الاستقبال.

الخطوات

1. افتح المحادثات ← إعدادات المحادثات.
2. تحت الفرق، ابحث عن الفريق الذي يرد على الدردشة على الموقع أو على عنوان البريد.
3. اختر وضع الذكاء الاصطناعي (البريد، الدردشة) له:
   • متوقف: لا يرد الاستقبال؛ بل يرد فريقك.
   • مسودات يرسلها شخص: يكتب الاستقبال مسودة الذكاء الاصطناعي في المحادثة؛ ويرسلها شخص أو يتجاهلها.
   • يجيب عن الأسئلة البسيطة أو يجيب في حدوده: يرد الاستقبال على العميل بنفسه، من معرفتك المنشورة وسجلاتك، في حدود إعدادك المنشور، ويحوّل الباقي إلى الفريق. والعميل الذي يطلب شخصًا يذهب إلى الفريق مباشرة.
4. اختر حفظ.

ما تراه في تطبيق المحادثات

• تعرض المحادثات التي يعمل فيها الاستقبال شريط الاستقبال بالذكاء الاصطناعي يعمل هنا مع وضعه، وتُعلَّم رسائله بـ AI.
• في وضع المسودات، اقرأ مسودة الذكاء الاصطناعي، وعدّلها إن لزم واختر إرسال، أو اختر تجاهل.
• لترد بنفسك، اختر تولَّ المحادثة. يبقى الاستقبال صامتًا حتى يختار أحدهم أعدها إلى المساعد. انظر تولَّ تحويلًا من الاستقبال وأعِده.

معلومات مفيدة

• عدة رسائل، رد واحد. عندما يرسل العميل بضع رسائل متتالية، ينتظر الاستقبال لحظة ويرد عليها معًا.
• حد يومي لردود الاستقبال على البريد. يرسل الاستقبال حتى 200 رد بالذكاء الاصطناعي على البريد في اليوم (حسب اليوم المحلي لمنشأتك). بعد ذلك تذهب الرسائل الجديدة إلى فريقك، ويتلقى المديرون إشعارًا واحدًا في ذلك اليوم: "بلغ الاستقبال حدّ الردود على البريد الإلكتروني لهذا اليوم، لذا تذهب الرسائل الجديدة إلى فريقك". ويظل إشعار الاستلام القصير المعتاد يصل إلى العميل.
• إشعارات الاستلام التلقائية. عندما تذهب رسالة بريد إلى الفريق، يتلقى العميل إشعار استلام قصيرًا واحدًا، معلَّمًا كرد تلقائي. ولا تتلقى كل محادثة أكثر من إشعار واحد في اليوم، ولا كل عنوان أكثر من ثلاثة في اليوم. ولا يُرد أبدًا على رسائل الغياب عن المكتب والنشرات.
• مرسل غير موثّق. رسالة البريد التي تصل دون أن تجتاز فحص المرسل (SPF أو DKIM أو DMARC) لا تنضم أبدًا إلى محادثة سابقة، حتى لو تطابق موضوعها. بل تفتح محادثة جديدة معلَّمة مرسل غير موثّق. لا تشارك تفاصيل الحساب أو الطلب حتى تعرف من كتبها.
• لا تُحتسب "نعم" إلا إذا كانت جديدة. لا يُنفَّذ حجز أو طلب إلا برسالة جديدة من العميل نفسه؛ و"نعم" المقتبسة من رسالة بريد أقدم لا تُعدّ تأكيدًا أبدًا.
• أرصدة الذكاء الاصطناعي. الردود التي يرسلها الاستقبال تُحتسب من أرصدة الذكاء الاصطناعي. انظر أرصدة الذكاء الاصطناعي للاستقبال.
• استقبال البريد على عنوان الفريق في مرحلة الوصول المبكر؛ انظر استقبل بريد العملاء.