شغّل تطبيق المحادثات وأعدّ الفرق

الفريق مجموعة من الأشخاص يردون على نوع واحد من المحادثات، مثل المبيعات أو الدعم. يرى كل فريق محادثاته؛ وتُوجَّه المحادثات الجديدة إلى فريق، وإلى شخص فيه إن شئت.

قبل أن تبدأ

• يأتي تطبيق المحادثات ضمن المبيعات وخدمة العملاء وKluvan One. شغّله من الإعدادات ← التطبيقات (انظر اختر تطبيقاتك).
• تحتاج إلى صلاحية إعداد صندوق المحادثات (الفرق والقنوات والمهل). امنح الأشخاص عرض صندوق المحادثات لفرقه والرد على العملاء في صندوق المحادثات من الفريق (انظر الأدوار والصلاحيات).

الخطوات

1. افتح المحادثات واختر إعدادات المحادثات في الأعلى (أو افتحها من الإعدادات).
2. تحت الفرق، املأ مربع فريق جديد: اسم الفريق، ولاستقبال البريد، اسمًا في عنوان البريد الوارد (مثل sales).
3. اختر تذهب المحادثات الجديدة إلى: لا أحد (يتولاها الفريق) أو العضو المتاح التالي بالتناوب أو آخر من تعامل مع جهة الاتصال.
4. اختر سياسة مهل الرد وقائد الفريق (يُبلّغ بالتجاوزات).
5. اكتب كلمات التوجيه (مفصولة بفواصل): المحادثة الجديدة التي تحتوي رسالتها الأولى على إحداها تذهب إلى هذا الفريق.
6. حدّد القنوات التي يرد عليها الفريق: واتساب، البريد الإلكتروني، الدردشة على الموقع.
7. حدّد كل من لديه صلاحيات المحادثات في هذا الفريق، أو حدّد الأعضاء واحدًا واحدًا. وحدّد الأشخاص تحت غائب (لا تُسند إليه محادثات جديدة) أثناء غيابهم.
8. اختر وضع الذكاء الاصطناعي (البريد، الدردشة) الذي يعمل به الاستقبال في هذا الفريق: متوقف، أو مسودات يرسلها شخص، أو يجيب عن الأسئلة البسيطة، أو يجيب في حدوده.
9. اختر حفظ.
10. تحت الردود الجاهزة، أضف العنوان والنص والفريق (أو كل الفرق) للإجابات التي تكتبها كثيرًا. اختر حفظ.
11. تحت الحفظ وساعات الهدوء، اضبط مدة حفظ نصوص الرسائل (أيام، 30–365)، وأغلق بعد انتظار العميل (أيام، 0 = أبدًا)، وساعات الهدوء، والاسم في ردود البريد. اختر حفظ.

معلومات مفيدة

• أين تذهب المحادثة الجديدة. إلى فريق العنوان أو الدردشة التي وصلت إليها؛ وإلا فإلى أول فريق تحتوي المحادثة على إحدى كلمات التوجيه الخاصة به؛ وإلا فإلى أول فريق يرد على قناتها.
• من يرى ماذا. يرى الشخص محادثات فرقه. وصلاحية عرض محادثات كل الفرق تعرضها كلها. ولدى المالكين والمديرين كل صلاحيات المحادثات.
• شخصان يعدّلان في الوقت نفسه. إذا حفظ أحدهم الإعدادات أثناء تعديلك، يعرضها Kluvan من جديد لتجري تعديلك مرة أخرى.
• ساعات الهدوء توقف القوالب التسويقية فقط؛ ولا يتأثر الرد على العملاء.
• WhatsApp يُربط من إعدادات الاستقبال: انظر ربط WhatsApp.
• التالي: اضبط مهل الرد والرد على المحادثات.